Перечень документов со сроками хранения 2021

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Перечень документов со сроками хранения 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Срок хранения бухгалтерских документов

Сроки хранения личных дел уволенных работников

Сколько хранить документы после ликвидации ООО

Архивная справка: образец

Действующее законодательство устанавливает для хозяйствующих субъектов обязанность хранения большинства «бумажных» документов, образующихся по ходу деятельности. При этом для каждого вида документов утверждаются свои сроки хранения, порой довольно длительные. Рассмотрим новые сроки хранения документов, таблицы по ним, а также расскажем, какие санкции грозят за нарушение правил их хранения.

Типовой перечень сроков хранения документов 2021

Несоблюдение сроков хранения документов бухучета и «первички» может обернуться для компании немалыми штрафами, поскольку документ, уничтоженный раньше установленного срока, невозможно предоставить инспекторам в случае налоговой проверки.

Приведем сроки хранения первичных документов в таблице вместе со сроками для бухгалтерской документации.

Первичные документы / 11:30 31 августа 2020
Бумажные архивы переведут в электронный вид

• Открываем интернет-магазин: как не прогадать, выбирая систему налогообложения

  897 0

  • Свежие
  • Посещаемые

  Сроки хранения кадровой документации последний раз корректировались в 2016 году. Изменения были отражены в Федеральном законе от 02.03.2016 № 43-ФЗ.

  Порядок и период сохранности стал зависеть от даты оформления бумаг.

  Кадровые документы, такие как приказы по личному составу, личные дела, трудовые договоры и др.,созданные до 2003 года, следует сохранять в течение 75 лет. Период сохранности исчисляется с года, следующего за годом оформления документа.

  К кадровой документации, оформленной уже после 2003, требования к периодам хранения изменились. Такие формуляры нужно сохранять не менее 50 лет.

  Отметим, что речь идет о трудовых договорах, приказах, личных карточках работников. А также о невостребованных оригиналах личной документации работника (трудовые книжки, свидетельства, дипломы, удостоверения).

  Подробнее об услуге вы можете уточнить
  у наших менеджеров по телефону:

  в Москве: +7 (495) 021-93-94
  в Краснодаре: +7 (918) 166-61-29

  или отправить запрос из формы обратной связи.

  В ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» заявлено, что архивный документ — тот, который обладает значимостью для гражданина или общества, или государства, вследствие чего он подлежит сохранению в течение определенного срока.

  На протяжении какого времени хранить бумаги, входящие в перечень типовых управленческих архивных документов 2021, разъяснялось в приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Но чиновники посчитали, что нормы в нем устарели и нуждаются в серьезных поправках, потому приказ № 558 в 2021 отменили (см. приказ Минкультуры от 17.12.2019 № 1964).

  Одновременно организациям представили новый нормативный акт в этой сфере: с 18 февраля актуальный перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности 2021, и сроки их хранения прописаны в приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.

  Обратите внимание: в определенных случаях, если нужна инструкция по применению перечня типовых управленческих архивных документов, она утверждена приказом Росархива от 20.12.2019 № 237. Не забудьте, что для компаний, чьи бумаги передают в государственные и муниципальные архивы на постоянное хранение, действуют еще методические рекомендации к перечню типовых архивных документов (рекомендации по применению правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, разработанные в соответствии с государственным контрактом от 30.11.2015 № 073 по заказу Росархива).

  Как и в приказе Минкультуры № 558, в приказе Росархива № 236 представлены примеры типовых архивных документов в сжатом виде, но организации производят в ходе деятельности практически все эти бумаги. Основные блоки следующие:

  • управленческо-распорядительные;
  • бухгалтерские, финансовые;
  • кадровые;
  • имущественные и хозяйственные;
  • социально-бытовые.

  Перечень, как и прежний, представлен как таблица, разбит по тематическим блокам (их 12). Кроме того, все наименования в конце этого НПА даны в алфавитном порядке с перекрестными ссылками, что значительно упрощает навигацию.

  Несмотря на обстоятельность приказа, разработчики не предлагают точные наименования документов, а обобщают их в группы: действующий типовой перечень архивных бумаг насчитывает 657 групп, хотя в прошлом списке их было 1003. Некоторые другие важные изменения представлены ниже.

  Ответ на этот вопрос далеко не очевидный. Осознав это, законодатели с 18.06.2017 внесли серьезные изменения в статью 22.1 закона № 152-ФЗ «Об архивном деле». Теперь закон говорит, что если бумага входит в перечень документов, образующихся в деятельности организаций, срок отсчитывается с 1 января года, следующего за годом, в котором она «закрыта».

  Личное дело в организации начинает формироваться в момент поступления работника на работу в специализированной программе или, в крайнем случае, — в экселе, а заканчивается днем его увольнения.

  Пример 1

  Приказ об увольнении работника был датирован 10.06.2020. Срок хранения такого личного дела исчисляется с 01.01.2021.

  Обратите внимание! В соответствии с новой редакцией закона № 152-ФЗ, личные дела, завершенные до 2003 г., должны храниться 75 лет, а завершенные позже — 50 лет. С учетом этого в нашем примере личное дело должно храниться в архиве организации до 31.12.2071.

  Пример 2

  В отделе кадров хранится личное дело сотрудника, уволенного 15.05.2001. Сколько лет его нужно хранить?

  По закону, срок хранения дела исчисляется с 01.01.2002. Продолжительность хранения — 75 лет. Значит, это личное дело готовят к уничтожению не ранее 31.12.2077.

  Срок хранения документов в 2021 году

  Все документы, образующиеся в процессе деятельности органов и организаций, включают следующие направления деятельности:

  1. Организация системы управления (нормативно-правовое обеспечение деятельности, распорядительная деятельность, организационные основы управления, контроль и надзор, документационное обеспечение управления и организация хранения документов, информатизация деятельности)
  2. Планирование деятельности (прогнозирование, перспективное планирование; текущее планирование; отчетность о выполнении планов; ценообразование)
  3. Финансирование, кредитование деятельности
  4. Учет и отчетность (бухгалтерский учет и отчетность, учет оплаты труда, налогообложение, учет имущества, статистический учет и отчетность)
  5. Международное сотрудничество
  6. Информационная деятельность
  7. Трудовые отношения (организация труда, нормирование и оплата труда, охрана труда)
  8. Кадровое обеспечение (прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников; кадровый учет; противодействие коррупции; аттестация; повышение квалификации, награждение)
  9. Материально-техническое обеспечение деятельности
  10. Административно-хозяйственное обеспечение деятельности (эксплуатация зданий, строений, сооружений; транспортное обслуживание; информационно-телекоммуникационное обеспечение)
  11. Обеспечение режима безопасности организации, гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций (организация охраны, пропускного режима; обеспечение антитеррористической защищенности и пожарной безопасности, организация гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций)
  12. Социально-бытовые вопросы (социальное страхование, социальная защита; обеспечение жильем и коммунальными услугами)

  Документы по вопросам охраны труда представлены в разделе 7.3 Перечня.

  Приказ № 236 регулирует документооборот в государственных и муниципальных органах и организациях любых форм собственности. Но для отдельных категорий хозяйствующих субъектов утверждены дополнительные ПТУАД, в том числе:

  • для предприятий, которые ведут научно-техническую и производственную деятельность (приказ Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182);
  • для министерств и ведомств, для профсоюзной организации (утв. Главархивом СССР от 15.08.1988 с редакцией в 2007 г.);
  • для акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс).

  Хотя общие списки и сроки хранения уточнили, изменения в типовых управленческих архивных документах для вышеназванных организаций остались без изменений, а поправки в узкоспециализированные нормы пока не вносились.

  Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

  Номенклатура дел (НД) позволяет упорядочить все дела, которые в ней заводят. Она отличается четкой систематизацией и соблюдением указанного срока хранения. Такое определение дано в статье 3.4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

  Когда бумаги хранятся более 10 лет или постоянно, их следует учитывать более строго и упорядоченно. Систематизировать документацию помогает типовая номенклатура дел организации, к основным функциям которой относятся:

  • группировка имеющихся документов по разным критериям;
  • обеспечение их сохранности;
  • возможность быстро найти требуемую бумагу;
  • индексация дел.

  Применяется она и в архивном делопроизводстве, когда документы хранятся менее 10 лет.

  К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

  Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

  • наименование организации,
  • номер и дата составления,
  • перечень документов,
  • подписи ответственных лиц.

  В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

  Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

  Номенклатура дел действует в течение одного года. Пользоваться на протяжении многих лет одной и той же – большая ошибка. Даже если состав дел организации за это время не поменялся (что очень маловероятно), учесть дела, заведенные в течение одного года, при таком подходе не представляется возможным.

  Поэтому в последние месяцы года, обычно в ноябре-декабре, номенклатура дел просматривается, в нее вносятся правки и изменения, после чего она вновь проходит процесс согласования и утверждается генеральным директором на следующий год.

  Уточнение номенклатуры дел подразумевает:

  • удаление из нее дел, которые не будут вестись в следующем году;

  • внесение дел, заведенных в течение года;

  • уточнение индексов подразделений, если проводились изменения организационной структуры предприятия.

  Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

  Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

  Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

  Утверждение НДО состоит из нескольких этапов. Так, составленный документ должен быть:

  • завизирован лицом, ответственным за ведение архива в организации;
  • подписан начальником службы, курирующей ведение делопроизводства;
  • согласован с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архива и экспертной комиссией самой организации, если дела будут передаваться в госархив.

  Утверждение НДО может быть произведено двумя способами:

  • проставлением специального грифа на титульном листе документа с подписью директора, печатью организации и датой;
  • изданием соответствующего приказа об утверждении данного документа.

  НДО может быть утверждена только после ее проверки ЭПК, ведь может так случиться, что потребуется внести изменения в документ после получения замечаний от сотрудников госархива.

  О сроках хранения документов в архиве читайте в нашей статье «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

  Сроки хранения медицинской документации

  Внутри дела письма могут располагаться как в алфавитном порядке по наименованиям контрагентов (от ООО «Амелия» к ООО «Янтарь»), так и в хронологическом порядке начиная с первого рабочего дня года. Но всегда при этом будет соблюдаться принцип «запрос – ответ», когда сначала подшивается письмо-запрос, а сразу за ним – ответ на этот запрос. Дата поступления ответа и то, какое из этих писем является входящим, а какое исходящим, значения не имеет – соблюдается только хронология запросов.

  Между прочим, в описи совершенно не запрещено выделять цветом пакеты документов, посвященных одному вопросу. Особенно полезно это делать в описях дел, в один том которых входит множество разных документов.

  Приведем в качестве примера внутреннюю опись дела «Претензии контрагентов» (Пример 1).

  Для выявления сроков хранения управленческих документов можно воспользоваться списком типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, и перечнем типовых управленческих архивных документов, которые образуются в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, с указанной информацией о сроках хранения.

  Управленческие документы могут находиться на хранении:

  • 1 год, 5 лет, 75 лет и на постоянном хранении;
  • до минования надобности;
  • до замены документа новым.

  Сроки хранения некоторой документации компания может устанавливать самостоятельно, но они не могут быть меньше 1 года.

  Также в отдельных случаях устанавливать сроки хранения документации может экспертно-проверочная комиссия. Она работает с документами коммерческих, государственных, муниципальных организаций.

  Фактически организации практикуют три варианта ведения электронной переписки. При этом с юридической точки зрения безоговорочно признается только один из них: обмен документами, подписанными электронными цифровыми подписями должностных лиц.

  Организации обязательно заключают соглашение, в котором оговаривается возможность обмена такими электронными письмами. Как правило, это один из пунктов договора между организациями. Только такая переписка имеет юридическую силу, и в случае серьезных разногласий между организациями эти электронные документы могут быть представлены суду в качестве доказательств.

  На втором месте в этом «рейтинге достоверности» – отправка по электронной почте скан-копий бумажных писем.

  Как правило, сначала оперативно высылается такая копия, а затем отправляется оригинальный экземпляр. Это позволяет исполнителю начать работу с документом еще до момента получения его бумажного оригинала.

  И наконец, переписка, которая представляет собой обмен электронными сообщениями по электронной почте. Доказать в этом случае факт получения или отправки корреспонденции практически невозможно: изменить текущую дату на компьютере и, следовательно, в почтовой программе либо «почистить» списки отправленных или полученных писем может любой пользователь. Работники двух организаций могут обмениваться электронными письмами, обсуждая какие-то рабочие вопросы, но когда нужно довести до сведения собеседника особо важную информацию или сделать официальный запрос, готовится полноценное деловое письмо.

  Чтобы хранить ту часть переписки организации, которая представлена в электронном виде, не нужно делать распечатки. Это равносильно хранению ксерокопий документов при «живых» оригиналах. В целом правила хранения электронных документов такие же, как и для бумажных, но имеют некоторые особенности:

  •в номенклатуре дел ставится отметка о том, что дело электронное;

  •после закрытия дела электронные документы записываются на внешний носитель информации; если срок хранения дела составляет 10 и более лет, то документ записывается в двух экземплярах: на основном и рабочем носителях;

  •хранить электронные документы рекомендуется в неизменяемом формате PDF, а организациям, являющимся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, – в формате PDF/A;

  •не реже одного раза в 5 лет нужно контролировать состояние носителей и качества воспроизведения записанной на них информации.

  Хранение первичной документации осуществляется на законодательном уровне федеральным законом и налоговым кодексом.

  Для документов бухгалтерии, которые ведутся в электронном виде, необходимо создать копии по первому требованию налоговых служб. Это правило регламентируется п. 7 статьи 9 ФЗ от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

  В 17 статье Федерального закона 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится о хранении первичных документов не менее 5 лет.

  НК РФ устанавливает другую длительность хранения первичных документов. Статья 23 Налогового кодекса говорит, что документация, которая необходима для исчисления и уплаты налогов, хранится 4 года, а документы, которые подтверждают убыток компании, необходимо хранить столько, сколько потребуется организации на уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму раннее полученного убытка – говорится в статье 283 Налогового кодекса РФ.

  Многим компаниям тяжело разделить документы бухучета и предназначенные для налоговой службы, поэтому лучше хранить такие документы в течение 5 лет.

  Архивное законодательство также регламентирует длительность срока хранения первичной документации, которая составляет 5 лет. Такая информация находится в перечне типовых управленческих документов, которые образуются в ходе деятельности организации.

  • приказы по основной деятельности;
  • акты об уничтожении дел и утрате документов;
  • номенклатура дел;
  • штатные расписания;
  • журнал регистрации приказов по основной деятельности;
  • описи дел постоянного хранения и по личному составу;
  • целевые программы информатизации;
  • ценники, тарифы на продукцию и услуги;
  • уставные документы;
  • реестры владельцев ценных бумаг;
  • годовые бухгалтерские балансы, сметы, планы и отчеты;
  • годовые отчеты в ФСС, ПФ и ИФНС;
  • документы о приватизации;
  • списки лиц, имеющих право на дивиденды;
  • паспорта сделок;
  • документы о долгосрочной кредитной и инвестиционной деятельности (гранты, таблицы, заключения);
  • документы о благотворительной деятельности.

  Обязательные сроки хранения кадровых документов в организации в 2021 году регламентирует п. 8 «Кадровое обеспечение» раздела II упомянутого приказа Росархива. Он включает следующие группы документов:

  • пункт 8.1 – прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет;
  • пункт 8.2 – противодействие коррупции;
  • пункт 8.3 – аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации;
  • пункт 8.4 – награждение.

  Вот для каких документов по кадрам увеличили срок хранения с 2021 года. Например:

  • график отпусков – 3 года, а не год;
  • книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков – 5 лет вместо трех.

  А вот по каким документам уменьшили срок хранения с 2021 года:

  • документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года вместо пяти лет;
  • заявки о потребности в иностранцах – 1 год вместо пяти лет;
  • документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – 5 лет, а не постоянно;
  • книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – 45 лет, а не постоянно.

  Для ряда документов срок хранения зависит от того, когда по ним закончено делопроизводство:

  • если до 01.01.2003, то их нужно хранить 75 лет;
  • если после – 50 лет.

  Обычно это трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников. Сейчас такие документы хранят 75 лет.

  А вот для каких документов установили специальный срок хранения (раньше не было):

  • уведомления, предупреждения работников – 3 года;
  • заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1год;
  • журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.

  Далее вся основная номенклатура кадровых документов с соответствующими сроками хранения представлена в таблицах. Поясним, что срок хранения с о означает, что документ после истечения установленного срока хранения можно взять на постоянное хранение.

  Срок предупреждения в две недели с момента подачи письменного заявления об уходе нужен компании для поиска другого специалиста на освобождающееся место, чтобы не нарушать производственный процесс. Отсчет начинается со следующего дня после передачи документа руководителю.

  На практике подчиненные часто указывают в заявлении конкретную дату ухода уже с учетом двухнедельной отработки. Текст, содержащий формулировку «уволить с», часто вызывает споры о том, какой день считать последним. Суд в таком случае постановит, что в указанную дату и должно состояться расторжение контракта. Например, сотрудник просит уволить его с 4 ноября. По 4 ноября включительно он вправе забрать заявление об увольнении. Во избежание споров лучше указать: уволить 4 ноября.

  Срок отработки может быть и больше двух недель, например, если работник берет отпуск с последующим увольнением. В статье 127 ТК РФ указано, что в таких случаях возможность известить руководство об отмене приказа об увольнении существует только до момента ухода в отпуск.

  Двухнедельная отработка на предприятии не потребуется, если стороны достигли соглашения об отсутствии ее необходимости.

  ВАЖНО! Если руководитель не заинтересован в возвращении подчиненного, договоренность следует задокументировать с обозначением конкретной даты расторжения договора.

  ВИД ДОКУМЕНТА	СРОК ХРАНЕНИЯ	ПРИМЕЧАНИЕ
  Планы противодействия коррупции	Постоянно	–
  Локальные нормативные правовые акты (порядки, перечни должностей, положения) по противодействию коррупции	Постоянно	–
  Методические документы (рекомендации, памятки, разъяснения) по противодействию коррупции	3 года (1)	(1) После замены новыми
  Справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера	50/75 лет	–
  Документы (акты, заключения, возражения, пояснения) проверок соблюдения государственными и муниципальными служащими положений законодательства Российской Федерации о противодействии коррупции	5 лет	–
  Документы (заявления, докладные, служебные, объяснительные записки, заключения) комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов	5 лет	–
  Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений	5 лет	–
  Документы (акты, справки, служебные записки), связанные с применением взысканий за коррупционные правонарушения, совершенные государственными и муниципальными служащими	5 лет	–
  Уведомления работодателя работниками:	–
  а) о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными гражданскими и муниципальными служащими;		5 лет
  б) о получении подарков в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением ими служебных (должностных) обязанностей;		5 лет
  в) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений;		5 лет
  г) о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов		5 лет
  Журналы, базы данных регистрации:	–
  а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений;		5 лет
  б) уведомлений о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными и муниципальными служащими;		5 лет
  в) служебных проверок государственных и муниципальных служащих;		5 лет
  г) уведомлений о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов;		5 лет
  д) уведомлений о получении подарков в связи с протокольными служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением служебных (должностных) обязанностей;		5 лет
  е) протоколов комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов;		5 лет
  ж) обращений граждан и организаций, поступивших по “телефону доверия” по вопросам противодействия коррупции		5 лет
  Переписка по вопросам противодействия коррупции	5 лет	–

  ВИД ДОКУМЕНТА	СРОК ХРАНЕНИЯ	ПРИМЕЧАНИЕ
  Документы (представления, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов) о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами, присвоении почетных званий, присуждении премий:	(1) В случае принятия решения об отказе – 5 лет (2) О представлении к награждению ведомственными наградами, присвоении ведомственных почетных званий, присуждении ведомственных премий – 10 лет
  а) в награждающих организациях;		Постоянно (1) (2)
  б) в представляющих организациях		5 лет
  Протоколы вручения (передачи) государственных, муниципальных и ведомственных наград	Постоянно	–
  Журналы учета вручения (передачи) государственных, муниципальных и ведомственных наград	50/75 лет	–
  Документы (ходатайства, уведомления, решения) о принятии (отказе от принятия) почетных и специальных званий, наград иностранных государств и организаций	Постоянно	–
  Документы (ходатайства, заявления, справки) о выдаче дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам взамен утраченных	10 лет	–
  Журналы учета выдачи дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам, взамен утраченных	10 лет	–
  Документы (представления, ходатайства, характеристики, биографии, выписки из решений, постановлений, приказов) о занесении на Доску почета	10 лет	–
  Книга почета организации	Постоянно	–
  Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий	5 лет	–

  Сроки регулируются следующими нормативными актами:

  • закон об архивном деле №125 от 22.10.2004;
  • приказ Росархива №236 от 20.12.2019;
  • приказ Росархива №237 от 20.12.2019.

  Эти акты устанавливают сроки хранения уведомлений о начале отпуска, иных кадровых и прочих бланков предприятия. Отдельным организациям (АО, медицинские учреждения, банковские организации и пр.) следует учитывать нормы отраслевого законодательства.

  Эксперты КонсультантПлюс разобрали, когда и как оформлять заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск работнику. Используйте эти инструкции бесплатно.

  ВИД ДОКУМЕНТА	СРОК ХРАНЕНИЯ	ПРИМЕЧАНИЕ
  Планы противодействия коррупции	Постоянно	–
  Локальные нормативные правовые акты (порядки, перечни должностей, положения) по противодействию коррупции	Постоянно	–
  Методические документы (рекомендации, памятки, разъяснения) по противодействию коррупции	3 года (1)	(1) После замены новыми
  Справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера	50/75 лет	–
  Документы (акты, заключения, возражения, пояснения) проверок соблюдения государственными и муниципальными служащими положений законодательства Российской Федерации о противодействии коррупции	5 лет	–
  Документы (заявления, докладные, служебные, объяснительные записки, заключения) комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов	5 лет	–
  Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений	5 лет	–
  Документы (акты, справки, служебные записки), связанные с применением взысканий за коррупционные правонарушения, совершенные государственными и муниципальными служащими	5 лет	–
  Уведомления работодателя работниками:		–
  а) о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными гражданскими и муниципальными служащими;	5 лет
  б) о получении подарков в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением ими служебных (должностных) обязанностей;	5 лет
  в) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений;	5 лет
  г) о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов	5 лет
  Журналы, базы данных регистрации:		–
  а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений;	5 лет
  б) уведомлений о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными и муниципальными служащими;	5 лет
  в) служебных проверок государственных и муниципальных служащих;	5 лет
  г) уведомлений о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов;	5 лет
  д) уведомлений о получении подарков в связи с протокольными служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением служебных (должностных) обязанностей;	5 лет
  е) протоколов комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов;	5 лет
  ж) обращений граждан и организаций, поступивших по “телефону доверия” по вопросам противодействия коррупции	5 лет
  Переписка по вопросам противодействия коррупции	5 лет	–

  ВИД ДОКУМЕНТА	СРОК ХРАНЕНИЯ	ПРИМЕЧАНИЕ
  Квалификационные требования, профессиональные стандарты:		–
  а) по месту утверждения;	Постоянно
  б) в других организациях	До замены новыми
  Типовые дополнительные профессиональные программы:		–
  а) по месту утверждения;	Постоянно
  б) в других организациях	До замены новыми
  Программы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки:		–
  а) по месту утверждения;	5 лет
  б) в других организациях	До замены новыми
  Учебные планы, задания	5 лет	–
  Учебно-методические пособия по повышению квалификации и профессиональной переподготовке:		–
  а) по месту разработки;	Постоянно
  б) в других организациях	До минования надобности
  Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий	5 лет	–
  Курсовые и контрольные работы слушателей организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ	1 год	–
  Планы повышения квалификации работников и профессиональной переподготовки работников:		–
  а) по месту утверждения;	5 лет
  б) в других организациях	До минования надобности
  Отчеты о выполнении планов повышения квалификации и профессиональной переподготовки работников	5 лет	–
  Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных и личностных качеств работников	5 лет	–
  Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним	10 лет	–
  Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении	5 лет	–
  Документы (списки, ведомости) по аттестации и квалификационным экзаменам	5 лет	–
  Документы (заявления, свидетельства о квалификации и приложения к нему, заключения о прохождении профессионального экзамена) о прохождении независимой оценки квалификации работников или лиц, претендующих на осуществление определенного вида трудовой деятельности	5 лет	–
  Журналы учета выдачи дипломов, удостоверений, сертификатов, свидетельств о профессиональной переподготовке, повышении квалификации и их дубликатов	50 лет	–
  Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов	1 год	–
  Документы (справки, информации, докладные записки, отчеты) о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации	5 лет	–
  Договоры об образовании на обучение по дополнительным профессиональным программам, ученические договоры, договоры о проведении независимой оценки квалификации	5 лет (1)	(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
  Журналы учета занятий организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ	3 года	–
  Журналы учета посещения занятий обучающимися в организациях, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ	1 год	–
  Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, итоговой аттестации	1 год	–
  Документы (представления, списки, характеристики, справки) о начислении стипендий обучающимся работникам	5 лет	–
  Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики) об организации и проведении практики и стажировки обучающихся	5 лет	–
  Списки работников, прошедших повышение квалификации и профессиональную переподготовку, независимую оценку квалификации	3 года	–
  Переписка по аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников, по проведению независимой оценке квалификации	3 года	–

  ВИД ДОКУМЕНТА	СРОК ХРАНЕНИЯ	ПРИМЕЧАНИЕ
  Документы (представления, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов) о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами, присвоении почетных званий, присуждении премий:		(1) В случае принятия решения об отказе – 5 лет (2) О представлении к награждению ведомственными наградами, присвоении ведомственных почетных званий, присуждении ведомственных премий – 10 лет
  а) в награждающих организациях;	Постоянно (1) (2)
  б) в представляющих организациях	5 лет
  Протоколы вручения (передачи) государственных, муниципальных и ведомственных наград	Постоянно	–
  Журналы учета вручения (передачи) государственных, муниципальных и ведомственных наград	50/75 лет	–
  Документы (ходатайства, уведомления, решения) о принятии (отказе от принятия) почетных и специальных званий, наград иностранных государств и организаций	Постоянно	–
  Документы (ходатайства, заявления, справки) о выдаче дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам взамен утраченных	10 лет	–
  Журналы учета выдачи дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам, взамен утраченных	10 лет	–
  Документы (представления, ходатайства, характеристики, биографии, выписки из решений, постановлений, приказов) о занесении на Доску почета	10 лет	–
  Книга почета организации	Постоянно	–
  Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий	5 лет	–

  Срок хранения документов налогового учёта в 2021 году должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учёта. При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.

  Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела. Следовательно, в 2021 году нужно исходить из сроков, установленных Росархивом 18.02.2020, однако они не должны быть менее 5 лет.

  Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.

  Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:

  • документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
  • заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
  • документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.

  Каждая организация обязана хранить документы, иначе придется нести ответственность.

  В соответствии со статьей 120 НК РФ, налогоплательщик наказывается штрафом в размере 10 тысяч рублей, если не представит налоговые и бухгалтерские документы учета за один налоговый период. Если налогоплательщик не может представить документы учета за несколько налоговых периодов, его ждет штраф в размере 30 тысяч рублей. Кроме того, если это привело к снижению налогооблагаемой базы, ФНС вправе оштрафовать организацию в размере 20% от суммы недополученных налогов, но не меньше 40 тысяч рублей.

  Согласно статье 15.11 КоАП РФ, за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету должностные лица несут административную ответственность и наказываются штрафом от 5 до 10 тысяч рублей, а при повторном нарушении штрафом от 10 до 20 тысяч рублей или дисквалификацией на срок от 1 до 2 лет.

  За нарушение правил хранения архивной документации по статье 13.20 КоАП РФ предусмотрен штраф от 300 до 500 рублей.

  Не тратьте время на задачи, которые не приносят прибыль!

  Передайте бухгалтерию на аутсорсинг. Мы возьмём на себя всё ведение и безопасное хранение вашей документации.

  • Напомнит о сроках сдачи
  • Учёт переносы в выходные и праздники
  • Настраивается по вашим параметрам
  • Учитывает совмещение налоговых режимов

  Утверждены новые сроки хранения кадровых документов

  Номенклатура дел — это регистр, позволяющий систематизировать все документы, используемые в деятельности организации. Это достигается путем их группировки в дела, сформированные по тематическому признаку с учетом сроков хранения. Перечень таких дел, составленный по определенной форме, и есть их номенклатура (п. 94 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

  Применение номенклатуры в отношении текущих документов решает несколько задач, таких как:

  • классификация и учет;
  • облегчение поиска;
  • помощь при передаче дел и составлении описей;
  • системная подготовка к отбору для дальнейшего хранения и уничтожения.

  Номенклатура дел может быть:

  • типовой (нормативной), разработанной ведомством и принимаемой подведомственными организациями за образец при составлении собственного документа;
  • примерной или рекомендуемой, т. е. служащей методическим пособием для создания номенклатуры в однотипных организациях, относящихся, например, к одной отрасли;
  • индивидуальной, разработанной для конкретной организации.

  Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:

  • группировать документы в дела по определенной системе – обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность,
  • используют в процессе регистрации документов – присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел,
  • используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения,
  • применяют как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять),
  • в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.

  Как видим номенклатура дел это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства. Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др. составление номенклатуры дел является нормативным требованием.

  Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2021 год, составленная в 4-м квартале 2019-го, начинает заполняться с 01.01.2020.

  Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).

  Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел. Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения. В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные архивные правила), сводная номенклатура дел составляется на основе регистров структурных подразделений.

  Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет. Исключение действует для случаев, когда в организации была произведена серьезная реорганизация (по выполняемым функциям или структуре деятельности/управления), — тогда разрабатывается новая номенклатура дел.

  Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах. Один из них должен находиться в службе, ответственной за делопроизводство, другой — в архиве.

  Специальная служба/сотрудник на предприятии лучше любого привлеченного специалиста знает, как составить номенклатуру дел организации. Принимающим участие в формировании документооборота лицам легче сориентироваться, какие документы следует объединить в одно дело, а какие, наоборот, расформировать по разным томам. Да и названия разделам никто лучше собственных специалистов, знакомых со спецификой работы организации, не подберет.

  Традиционно ответственной за составление номенклатуры назначается служба, отвечающая за делопроизводство. Например, составление номенклатуры дел организации (далее — НДО) может быть поручено канцелярии, общему отделу, секретариату.

  Прежде чем приступить к составлению НДО, потребуется определиться с составом документации, образующейся в ходе деятельности организации. Изучается устав учреждения, положения о подразделениях (если они есть), плановая и отчетная документация.

  Для того чтобы определиться со структурой НДО, потребуется также ознакомиться со штатным расписанием, чтобы знать, кто будет отвечать за формирование тех или иных групп документов.

  Хранение документов в организации. Новые сроки

  Составлять номенклатуру дел обязаны организации, передающие документы в госархив (п. 2 ст. 20 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002):

  • государственные и муниципальные;
  • негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
  • негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

  У остальных юрлиц обязанности составлять номенклатуру нет. Но следует иметь в виду, что в случае ликвидации негосударственной организации ее документы сдаются в госархив (п. 10 ст. 23 закона № 125-ФЗ), и в этом случае номенклатура дел понадобится.

  Почему далее мы будем говорить о делах, а не о документах? Дело – это единица учета. Одно дело может содержать несколько документов. Так, исходящее и входящее письма – это разные документы, а дело «Переписка с ООО «Северный ветер» включает в себя и входящие, и исходящие, но только относящиеся к переписке с ООО «Северный ветер». Приказ по основной деятельности – это документ, и дело «Приказы по основной деятельности» состоит только из приказов. Может быть дело «Документы к проекту строительства Объекта №5», в которое будет входить несколько видов разных документов: и письма, и проект, и черновики проекта, и служебные записки, и программы, и договоры, и многое другое.

  Для чего нужна номенклатура выяснили, теперь можно приступать к ее созданию.

  До утверждения новых Правил архивы органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций (далее – архивы организаций) руководствовались в своей работе Основными правилами работы архивов организаций[1], а некоторые архивы организаций использовали совсем старый документ – Основные правила работы ведомственных архивов[2]. Оба документа не являлись нормативными документами, а определяли свой статус как нормативно-методический документ. При этом Основные правила 1985 г. действительно имели статус нормативного документа, поскольку были утверждены приказом Главархива, а Основные правила 2002 г. не утверждались Росархивом, поэтому статуса нормативного документа не имели.

  По какой причине, при наличии Основных правил 2002 г., возникла необходимость в разработке нового, причем именно нормативного, документа по организации хранения документов в архивах организаций?

  Дело в том, что в 2004 г. был принят Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ), который ввел множество новаций в организацию архивного дела в стране:

  Извлечение

  из Федерального закона № 125-ФЗ

  Несоблюдение сроков хранения документов бухучета и «первички» может обернуться для компании немалыми штрафами, поскольку документ, уничтоженный раньше установленного срока, невозможно предоставить инспекторам в случае налоговой проверки.

  Приведем сроки хранения первичных документов в таблице вместе со сроками для бухгалтерской документации.

  
  

  Похожие записи:

  • Сумма пособия на бирже труда в 2021
  • Алименты с матери на ребенка в 2021 году
  • Льготы инвалидам 2 группы в Москве в 2021