Инструкция по делопроизводству в школе 2021 год

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция по делопроизводству в школе 2021 год». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

2.1. В деятельности школы создается комплекс организационно распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты; протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и др. органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др. составляются и оформляются специальные документы, связанные с планированием образовательной деятельности и осуществлением хозяйственных мероприятий, ведением учебно-педагогического учета, организацией делопроизводства общеобразовательной организации, обеспечением бухгалтерского учета.
2.2. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
2.3. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа.
2.4. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

Инструкция по делопроизводству в школе

3.1. Для реквизитов документов, создаваемых в общеобразовательной организации устанавливаются правила и требования в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.
3.2. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
3.3. При подготовке и оформлении документов в школе используются следующие реквизиты:

  • код формы документа;
  • наименование школы;
  • справочные данные о школе;
  • наименование вида документа;
  • дата документа;
  • регистрационный номер документа;
  • ссылка на регистрационный номер и дату документа;
  • место составления (издания) документа;
  • адресат;
  • гриф утверждения документа;
  • заголовок к тексту;
  • текст документа;
  • отметка о приложении;
  • гриф согласования документа;
  • виза;
  • подпись;
  • отметка об электронной подписи;
  • печать;
  • отметка об исполнителе;
  • отметка о заверении копии;
  • отметка о поступлении документа;
  • резолюция.

4. Бланки документов
4.1. Документы, создаваемые в общеобразовательной организации, оформляются на бланках, изготовленных на стандартных листах бумаги форматов А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм). Отдельные виды документов (таблицы, схемы, сметы) допускается оформлять с использованием формата АЗ (420×297мм). Документы, составляющие внутреннюю переписку, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210×297 мм) без использования бланков.
4.2. Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

  • 20 мм — левое;
  • 10 мм — правое;
  • 20 мм — верхнее;
  • 20 мм — нижнее.

4.3. Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
4.4. Виды бланков документов применяемых в школе:

  • общий бланк;
  • бланк письма;
  • бланк конкретного вида документа (бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.)

4.5. Образцы разработанных и применяемых в школе бланков подлежат включению в инструкцию по делопроизводству общеобразовательной организации в качестве приложений (приложение 3 на 3 листах).

5.1. Приказами оформляются решения по оперативным, организационным, учебным, кадровым (приложение 2 на 9 листах) и другим вопросам работы школы.
5.2. Проекты приказов готовят ответственные исполнители на основании поручений директора, его заместителей. Проекты приказов по личному составу готовит специалист по кадрам.
5.3. В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («ПРИКАЗЫВАЮ»).
5.4. Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
5.5. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «В целях», «В соответствии», «Во исполнение», и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается заглавными буквами.
5.6. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и, при необходимости, сроков исполнения. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.
5.7. В качестве исполнителей указываются заместители директора, председатели или руководители рабочих групп (комиссий).
5.8. Если приказ изменяет ранее изданный документ (пункты документа), то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на изменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, номера и заголовка.
5.9. Если приказ отменяет действие ранее изданного документа (пунктов документа) с определенной даты, то один из пунктов распорядительной части текста должен начинаться словами «Признать утратившим силу…», далее указываться дата, номер и заголовок ранее изданного документа (пункта документа), а также дата, с которой отменяется его действие. Если дата не указана, то действие ранее изданного документа (пункты документа) отменяется с даты издания нового приказа.
5.10. Если приказ отменяет ранее изданный документ с момента издания, то один из пунктов распорядительной части текста должен начинаться словами «Отменить…» и указываться дата, номер и заголовок ранее изданного документа.
5.11. Если приказ предполагается ввести в действие не с момента его издания, необходимо указать срок введения его в действие. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
5.13. Приказы подписываются только директором общеобразовательной организации или работником, исполняющим его обязанности.
5.14. Ответственность за обеспечение своевременной и качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными работниками и организациями несут авторы проекта приказа.
5.15. Регистрационные номера присваиваются приказам по порядку номеров в пределах календарного года.
5.16. Дата регистрации приказа является датой его подписания.

Документооборот. Требования к оформлению документации 2021 г

8.1. План — документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей.
8.2. План оформляется на листе бумаги формата А4 с использованием следующих реквизитов:

  • наименование школы;
  • гриф утверждения документа;
  • дата документа;
  • регистрационный номер документа;
  • наименование вида документа;
  • заголовок к тексту;
  • текст документа;
  • наименование должности;
  • подпись.

8.3. Реквизит — «текст документа» оформляется в виде таблицы с графами:

  • номер пункта плана;
  • наименование мероприятия;
  • срок исполнения;
  • исполнитель;
  • примечание.

9.1. Отчет — документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, планов.
9.2. Отчеты, предоставляемые в органы государственной власти (в том числе в органы государственной статистики) и имеющие установленную правовыми актами государственных органов форму, создаются по установленной государственными органами форме и в определённом ими порядке.
9.3. Отчёты, предоставляемые сотрудниками школы в ходе внутреннего взаимодействия, создаются по правилам, установленным для создания служебных записок.
9.4. Отчеты оформляются на листе бумаги формата А4 с использованием следующих реквизитов:

  • наименование школы;
  • дата документа;
  • регистрационный номер документа;
  • наименование вида документа;
  • заголовок к тексту;
  • текст документа;
  • отметка о приложении (при наличии);
  • наименование должности;
  • подпись.

9.5. В тексте отчёта в обязательном порядке должно содержаться указ на деятельность, мероприятие, выданное поручение, задание, пункт плана, подлежащий выполнению, и результат о выполнении, в том числе с указанием на соблюдение или нарушение исполнительской дисциплины, установленных сроков исполнения и надлежащее предоставление информации, необходимых материалов (проектов документов) соисполнителями (при участии нескольких исполнителей).

Некоторые упомянутые нами документы являются нормативными, то есть обязательными для всех, а некоторые являются методическими, носят рекомендательный характер. В статье мы не будем акцентировать особое внимание на том, что положения одного документа соблюдать нужно обязательно, а другого – нет. Ограничимся лишь основными соответствующими пометками. В делопроизводстве все взаимосвязано, и в конечном итоге выполнять только обязательные предписания не получится. Приведем пример: для обычной коммерческой организации обязательно выполнять только положения документов по архивному делу. ГОСТы, Примерная инструкция по делопроизводству и весь остальной пул документов носят рекомендательный или вовсе справочный характер. Однако невозможно правильно архивировать документы, игнорируя процессы документирования и документооборота. Для хранения нам нужно знать вид и разновидность документа (это документирование), а также вовремя получить его в архив (это документооборот). Вот и получается, что разделение на обязательные и необязательные регламентирующие документы в делопроизводстве – условное. Знать и выполнять приходится все.

  • Деловое письмо в 2020 году: как создавать, согласовывать и хранить
  • Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: акт
  • Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: инструкция
  • Как закрыть делопроизводственный год

Новый стандарт устанавливает ряд новых правил, отличающихся от тех, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:

  1. Порядок создания и правила оформления документов в делопроизводстве 2021 г. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
  2. Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
  3. Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.

Изменились правила заверения копий. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», ФИО, должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.

Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Необходимо написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит — печать компании.

Еще одно важное новшество, включенное в правила оформления приказов в делопроизводстве по ГОСТу в 2021 г., — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего стандарта ее еще не использовали. А теперь стоит запомнить состав такой отметки:

  • надпись «Документ подписан электронной подписью»;
  • номер сертификата ключа;
  • ФИО его владельца;
  • срок его действия.

Теперь бумаги содержат наименование должности лица структурного подразделения автора документа. При необходимости в правом верхнем углу допускается присутствие ограничительного грифа. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.

Примечательное обновление: при оформлении графы «Адресат» инициалы теперь должны стоять строго после фамилии. То же самое применимо к отметке об утверждении. Но в подписи их по-прежнему размещают перед фамилией.

Некоторые упомянутые нами документы являются нормативными, то есть обязательными для всех, а некоторые являются методическими, носят рекомендательный характер. В статье мы не будем акцентировать особое внимание на том, что положения одного документа соблюдать нужно обязательно, а другого – нет. Ограничимся лишь основными соответствующими пометками.
Вот и получается, что разделение на обязательные и необязательные регламентирующие документы в делопроизводстве – условное. Знать и выполнять приходится все.

При наличии в тексте документа примечания или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» располагаются от левой границы текстового поля. Печатаются примечания размером шрифта № 12 через одинарный межстрочный интервал.

Можно сказать, что ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 – это скорее теоретический документ, так как в нем содержится информация о целях функционирования системы делопроизводства в любой организации. Здесь нет практических рекомендаций, которые помогали бы понять, что конкретно нужно делать. Зато документ содержит описание образцовой системы делопроизводства, к которой следует стремиться.

При увольнении или назначении на другую должность работник должен сдать все числящиеся за ним документы директору школы.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Доверенность выдаётся сотрудникам школы и оформляется по правилам, установленным настоящей Инструкцией для писем, с учётом требований гражданского законодательства Российской Федерации и настоящего раздела. В данной работе представлены «Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» составленные на основании Письма Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. N 03-51/64 и опыт работы по ведению документации, разработаны формы различных документов.

Упростили правила использования электронной подписи — усиленная квалифицированная ЭП применяется только при оформлении допсоглашений и договоров. В остальных случаях можно использовать простую ЭП.

Пилотный проект по запуску прямых выплат из ФСС стартовал 2011 года и развивался поэтапно — каждый год к нему подключились новые регионы.

Инструкция по делопроизводству в образовательном учреждении 2021

На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей оформляются, если в них детализируется порядок исполнения документа.

Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123; 2018, № 13, ст. 1808).

Настоящая инструкция по делопроизводству (далее — Инструкция) устанавливает общие требования к документационному обеспечению, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в МОУ «Ёдвинская СОШ» (далее – Школа).
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 451; 2020, № 17, ст. 2701).

Делопроизводителя назначает и освобождает от занимаемой должности директор общеобразовательного учреждения в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и трудовым договором (контрактом) с работником. 1.5. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей и находится в прямом подчинении у директора общеобразовательного учреждения.

Документирование управленческой деятельности общеобразовательного учреждения. В состав документов общеобразовательного учреждения входят: Организационные документы. (устав общеобразовательного учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание ; правила внутреннего трудового распорядка); Распорядительные документы ( приказы , инструкции); информационно-справочные документы ( протоколы , планы, отчеты, справки, акты, докладные, и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы , договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).

Настоящая Инструкция по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска (далее — Инструкция по делопроизводству) разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами в администрации города (далее — Администрация) путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив.1.2.

Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Организации, должны отвечать требованиям Инструкции. 1.4. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами в департаментах и отделах Организации возлагается на начальников структурных подразделений «______________».

Делопроизводитель ДОУ:
6.1. Делопроизводитель работает в режиме нормированного рабочего дня по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели и утвержденному заведующим дошкольным образовательным учреждением.
6.2. Постоянно обменивается информацией по вопросам, относящимся к его компетенции, с администрацией, бухгалтерией, педагогическими работниками и обслуживающим персоналом детского сада, с родителями воспитанников (лицами их заменяющими).
6.3. Получает от заведующего дошкольным образовательным учреждением информацию нормативно-правового и организационного характера, знакомится под расписку с необходимыми документами.
6.4. Самостоятельно планирует свою работу на каждый день.
6.5. Вовремя сообщает заведующему ДОУ и его заместителям об информации, приказах, распоряжениях и иной документации, поступившей по электронной почте.
6.6. Систематически делится информацией по вопросам, входящим в его компетенцию, с сотрудниками и работниками дошкольного образовательного учреждения.
6.7. Передает информацию и документы, распоряжения администрации сотрудникам ДОУ, информирует работников о совещаниях, требует от исполнителей грамотного и правильного оформления требуемых документальных материалов, отчетов, ответов.
6.8. Информирует заместителя директора по административно-хозяйственной работе (завхоза) обо всех недостатках в организации условий его деятельности (отсутствии канцелярских принадлежностей, ремонте оргтехники или мебели), соответствии рабочего места нормам охраны труда и пожарной безопасности. Вносит свои предложения по устранению недостатков, по оптимизации работы делопроизводителя.
6.9. Своевременно информирует заведующего ДОУ (при отсутствии – иное должностное лицо) о несчастном случае, завхоза – о возникновении аварийных ситуаций в работе систем водоснабжения, канализации, а также при других выявленных нарушениях санитарных правил.
6.10. Во время отсутствия делопроизводителя его обязанности выполняет сотрудник, имеющий все требующиеся профессиональные знания, умения и навыки, назначенный приказом заведующего дошкольным образовательным учреждением. Данный сотрудник приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное выполнение возложенных на него обязанностей.

7.1. Ознакомление делопроизводителя ДОУ с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
7.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, второй – у сотрудника.
7.3. Факт ознакомления работника с настоящей инструкцией подтверждается подписью в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.

  • Положения школы
  • Документы по коронавирусу
  • Билеты и инструктажи по ОТ
  • Журналы по охране труда
  • Акты и протоколы по ОТ
  • Нормативные документы ОТ
  • Должностные Профстандарт
  • Должностные по ЕКС
  • Должностные заместителей
  • Должностные администрации
  • Должностные учителей
  • Должностные персонала
  • Должностные лаборантов
  • Перечень должностных
  • Охрана труда администрации
  • Охрана труда учителя
  • Охрана труда учебно-вспомогательного персонала
  • Охрана труда обслуживающего персонала
  • Вводный инструктаж для работников школы
  • Техника безопасности классного руководителя
  • Техника безопасности для учащихся
  • Инструктажи для учащихся
  • Охрана труда психолога
  • Техника безопасности в библиотеке
  • Охрана труда в школьной столовой
  • Перечень инструкций по охране труда в школе

Изначально планировалось ввести стандарт в действие 08.12.2016. Но Приказ Росстандарта № 435-ст от 25.05.2017 отсрочил внедрение на полтора года.

Стандарт распространяется на всю организационно-распорядительную документацию как в бумажной, так и в электронной форме, хотя и является добровольным к исполнению.

Ссылается новый государственный стандарт на два уже известных документа: ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело» (Р 7.0.8 от 17.10.2013) и «Управление документами» (Р ИСО 15489-1).

Кроме непосредственно обновленных правил работы с документацией, он содержит приложения с формами бланков и схемами расположения реквизитов.

Новый стандарт устанавливает ряд новых требований к документообороту, отличающихся от тех, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:

  1. Правила создания и оформления документации. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
  2. Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
  3. Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.

Функционирование дошкольного учреждения предполагает наличие колоссального потока документов, которые нуждаются в обработке, систематизации и хранении. Если не выполнять перечисленные выше функции, в деятельности учреждения может довольно быстро воцариться хаос. Вот почему выполнение соответствующих функций возлагают на отдельного специалиста, который именуется делопроизводителем.

На этой вакансии потенциальные работодатели желают видеть сотрудника, которые прошел соответствующую подготовку в учебном заведении, а также имеет опыт работы. Это позволяет сотруднику сразу приступить к выполнению рабочих обязанностей, а не тратить время на освоение базовых функций.

Зная вышеперечисленные обязанности, которые предполагает вакансия, каждый кандидат сможет принять решение относительно подачи заявки.

Некоторые упомянутые нами документы являются нормативными, то есть обязательными для всех, а некоторые являются методическими, носят рекомендательный характер. В статье мы не будем акцентировать особое внимание на том, что положения одного документа соблюдать нужно обязательно, а другого – нет. Ограничимся лишь основными соответствующими пометками. В делопроизводстве все взаимосвязано, и в конечном итоге выполнять только обязательные предписания не получится. Приведем пример: для обычной коммерческой организации обязательно выполнять только положения документов по архивному делу. ГОСТы, Примерная инструкция по делопроизводству и весь остальной пул документов носят рекомендательный или вовсе справочный характер. Однако невозможно правильно архивировать документы, игнорируя процессы документирования и документооборота. Для хранения нам нужно знать вид и разновидность документа (это документирование), а также вовремя получить его в архив (это документооборот). Вот и получается, что разделение на обязательные и необязательные регламентирующие документы в делопроизводстве – условное. Знать и выполнять приходится все.

  • Деловое письмо в 2020 году: как создавать, согласовывать и хранить
  • Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: акт
  • Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: инструкция
  • Как закрыть делопроизводственный год

Детским садам необходимо изучить новые требования действующего СанПиН, касающихся организации питания.

  1. Условия для питания детей домашней пищей

Теперь дети, нуждающиеся в лечебном и/или диетическом питании, вправе питаться по индивидуальному меню или пищей, принесённой из дома.

Если родители выбрали второй вариант, в детском саду необходимо создать особые условия в специально отведённом помещении или месте. Обязательное требование – оно должно иметь условия для мытья рук, а также столы и стулья по количеству питающихся домашней едой детей. Вместе с тем в помещении должны находиться холодильник и микроволновка.

  1. Условия для питания детей в семейных группах

Чтобы открыть семейную группу, необходимо предварительно проверить помещения заявителя. У него должны быть созданы все необходимые условия для питания детей (подробнее смотрите п.8.2.3).

Так, например, кухню можно использовать как для приготовления, так и для приёма пищи, при этом в наличии должно быть технологическое, холодильное и моечное оборудование, а также инвентарь и посуда.

Продукция при этом может быть приобретена на рынке или в магазине только в том случае, если на неё есть сертификат соответствия, а сама она промаркирована. Покупка таких продуктов питания должна быть подтверждена чеком.

Также можно приобретать готовые блюда и/или полуфабрикаты у предприятия питания. Такую покупку необходимо подтверждать документом.

  1. Кухонный инвентарь

По новому СанПиН стало необязательным использование специальных обозначений для маркировки кухонного инвентаря. Теперь его можно маркировать любым удобным способом. Главное, чтобы маркировка была чёткой и понятной.

Однако работники вправе использовать и старые способы маркировки.

Также, согласно правилам, разделочный инвентарь для готовой и сырой продукции должен обрабатываться и храниться раздельно в производственных цехах (зонах, участках).

  1. Выдача работникам халатов и обеспечение одноразовыми перчатками

Всем работникам пищеблока необходимо выдать по одному халату. Его работники смогут использовать во время посещения санузла, надевая поверх рабочей одежды. Однако в случае, если халата нет, при посещении санузла работники пищеблока по-прежнему обязаны снимать рабочую одежду.

Персоналу, который порционирует блюда, готовит холодные закуски и салаты, необходимо надевать одноразовые перчатки. Нормы выдачи перчаток не регламентированы, поэтому Вы можете определить их самостоятельно.

  1. Обязательная вакцинация

Ранее требования к обязательной вакцинации поступающих на работу в организации общественного питания сотрудников не были прописаны, теперь же при отсутствии прививок могут привлечь к ответственности за нарушение правил документа.

  1. Совместная перевозка пищевой продукции

Ранее допускалась только раздельная перевозка (транспортирование) продовольственного (пищевого) сырья, полуфабрикатов и готовой пищевой продукции, однако теперь разрешена совместная перевозка, при условии наличия герметической упаковки, а также при соблюдении температурно-влажностных условий хранения и перевозки.

  1. Хранение продукции

В соответствии с подпунктом 5 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ут. 4034), приказываю:

Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях.

Руководитель А.Н. Артизов

Зарегистрировано в Минюсте РФ 17 августа 2018 г.
Регистрационный № 51922

УТВЕРЖДЕНА
приказом Федерального
архивного агентства
от 11.04.2018 № 44

2.1. В соответствии с законодательством Российской Федерации, локальными нормативными актами в организации издаются организационно-распорядительные документы.

2.2. Организационно-распорядительные документы, создаваемые в деятельности организации, должны быть оформлены по правилам, установленным индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные (утвержденные) документы не допускается.

2.3. Особенности оформления документов, создаваемых в структурных подразделениях организации и отражающих специфику их деятельности, а также правила организации работы с данными документами могут устанавливаться отдельными локальными нормативными актами организации.

2.4. Создание документов в организации, использующей СЭД, в целях повышения эффективности использования СЭД, осуществляется с использованием шаблонов бланков документов и шаблонов документов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть идентичны бланкам документов на бумажном носителе.

2.5. Для создания документов, отражающих специфику деятельности структурных подразделений организации, и управления данными документами могут использоваться другие информационные системы.

2.6. Документы организации оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата А4.

2.7. Для изготовления документов в организации используются:

бланк приказа;

бланк распоряжения;

бланк письма для ведения переписки с организациями и гражданами, находящимися на территории Российской Федерации;

бланк письма с реквизитами на русском и одном из иностранных языков для ведения переписки с зарубежными корреспондентами.

По решению руководителя в организации могут использоваться другие бланки: бланк письма руководителя организации или иного уполномоченного им лица, бланк протокола, бланк письма структурного подразделения.

Для оформления резолюций на документе в организации могут использоваться бланки резолюций.

2.8. При издании документов на стандартных листах бумаги на них воспроизводятся реквизиты, необходимые для документов конкретного вида или разновидности.

2.9. На бланках документов воспроизводится товарный знак и/или (эмблема) организации (при их наличии).

2.10. Проектирование бланков документов осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»3.

2.11. Бланки документов организации изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники.

2.12. Документы изготавливаются на бумажном носителе и в форме электронных документов с соблюдением установленных правил оформления документов.

2.13. Документы организации, оформленные как на бланке, так и без него, должны иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

2.14. Документы, издаваемые совместно одной или несколькими организациями, оформляются на стандартных листах бумаги с воспроизведением реквизитов всех организаций, участвующих в издании документа.

2.15. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

2.16. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются по середине верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

2.17. Для изготовления документов используется гарнитура шрифта по выбору организации, входящая в стандартный пакет офисного программного обеспечения, используемого организацией. Размер шрифта — № 12-14 пт4.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров — № 10, 11 пт.

2.18. Абзацный отступ в тексте документа — 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

2.19. Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала. Текст документа выравнивается по ширине листа.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут разделяться дополнительным интервалом.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах — обычный. Интервал между словами — один пробел.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центруются относительно самой длинной строки.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

2.20. Допускается выделять полужирным шрифтом реквизиты «адре��ат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельные фрагменты текста.

2.21. При подготовке многостраничных документов оформляется титульный лист.

Новый гост 2021 года по делопроизводству

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

  1. Сервисы:

Документооборот в бюджетной организации — это комплекс мероприятий, связанных с формированием и передвижением всех документов учреждения, начиная с даты их создания (получения) и до момента сдачи их в дело, отправки или выполнения в полном объеме.

Расскажем, какой ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2021 года существует.

8 октября 2021 Автор: Иванова Наталья Целью организации процесса в любом учреждении является содействие своевременному принятию решений управленческого характера и их исполнению. Задачей процесса является обеспечение движения документов по наиболее оптимальному для организации алгоритму при минимальных трудовых и временных затратах. Делопроизводством в учреждении занимается секретарь или делопроизводственная служба.

Он существует в следующих видах:

  1. общий — в части деятельности предприятия в целом;
  2. секретный — в части бумаг конфиденциального характера по специальным установленным требованиям;
  3. кадровый — в части движений по персоналу, осуществляется кадровой службой;
  4. электронный — в части передачи информации по автоматизированным системам.

Делопроизводство и документооборот 2021 (учебное пособие по оформлению можно найти в открытых источниках) предполагает, что оборот бумаг в организации начинается с их номенклатуры, то есть перечня всех существующих дел (бумаг одного вида или направления).

1-20 из 352 результатов

Получать новые вакансии на почту

(по желанию) Первые 6 месяцев после выхода ГОСТ сотрудникам службы делопроизводства нужно быть особенно бдительными: редактировать и править документы, пока нововведения в оформлении документов не закрепятся. Чтобы немного облегчить работу делопроизводителей, которая им предстоит в связи с выходом нового ГОСТ, мы разработали Инструкцию по делопроизводству по новому ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства – общий отдел, канцелярия, управление делами и др., в маленькой фирме чаще всего выполнение всей работы делегируется секретарю. Прежде всего требуется определиться в отношении единых правил работы с документами. Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству.

Необходимо учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации. Для выполнения намеченного службе делопроизводства потребуется разработать два основных документа: инструкцию по делопроизводству, которая закрепляет принятые внутри организации правила работы с документами

В целях установления единого порядка работы с документами в Министерстве просвещения Российской Федерации и в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76, приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве просвещения Российской Федерации (далее — Инструкция).

2. Возложить на Департамент управления делами (Кравчук В.В.):

методическое руководство организацией делопроизводства в Министерстве просвещения Российской Федерации (далее — Минпросвещения России);

координацию работы структурных подразделений Минпросвещения России по вопросам ведения делопроизводства;

осуществление периодических проверок выполнения требований Инструкции в структурных подразделениях Минпросвещения России.

3. Руководителям структурных подразделений организовать изучение настоящей Инструкции работниками Минпросвещения России и обеспечить строгое соблюдение ее требований.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на статс-секретаря — заместителя Министра Зеньковича П.С.

Министр О.Ю. Васильева

3.2.1. Минпросвещения России использует бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, изготовленные полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых приказом Минпросвещения России.

Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

3.2.2. Бланки документов оформляются в соответствии с приложением № 1 к настоящей Инструкции. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков — угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).

Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 08 посередине зоны, занятой этим реквизитом.

Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 08.

Реквизиты 06, 08, 10, 11, 12, 15, ограничительные отметки для реквизитов 07, 09, 16 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:

центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

3.2.3. В Минпросвещения России используются следующие виды бланков документов:

бланк приказа;

бланк распоряжения;

бланк поручения;

бланки протоколов;

общий бланк Минпросвещения России;

бланки писем должностных лиц Минпросвещения России (Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря — заместителя Министра, заместителя Министра);

бланки структурных подразделений Минпросвещения России;

бланк указания по исполнению (резолюция).

3.2.4. Подлежат нумерации бланки:

общий бланк письма Минпросвещения России (синего цвета);

бланки писем должностных лиц Минпросвещения России (Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря — заместителя Министра, заместителя Министра) (синего цвета).

Не подлежат нумерации следующие бланки:

бланк структурного подразделения (черно-белого цвета);

бланк приказа (черно-белого цвета);

бланк распоряжения (черно-белого цвета);

бланк поручения (черно-белого цвета);

бланк протокола (черно-белого цвета);

бланк указания по исполнению (резолюции) (черно-белого цвета).

3.2.5. В целях обеспечения порядка использования номерных бланков Минпросвещения России ведет их учет. Порядок изготовления, учета, выдачи, возврата и уничтожения номерных бланков в структурных подразделениях Минпросвещения России указан в разделе VII настоящей Инструкции.

3.2.6. При использовании общего бланка на нем указываются следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование Минпросвещения России;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера.

Общий бланк Минпросвещения России используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

3.2.7. Для бланка приказа (распоряжения, поручения, протокола) Минпросвещения России:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование Минпросвещения России;

наименование вида документа;

место составления (издания) документа,

отметки для проставления даты и регистрационного номера документа.

3.2.8. Для бланка письма Минпросвещения России:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование Минпросвещения России;

справочные данные о Минпросвещения России;

отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

отметки для ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа.

3.2.9. Для бланка письма должностного лица Минпросвещения России (Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря — заместителя Министра, заместителя Министра):

Государственный герб Российской Федерации;

наименование Минпросвещения России;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные о Минпросвещения России (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа.

3.2.10. Для бланка письма структурного подразделения Минпросвещения России:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование Минпросвещения России;

наименование структурного подразделения Минпросвещения России;

справочные данные о структурном подразделении Минпросвещения России;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа.

3.3.1. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Минпросвещения России, являются:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) наименование структурного подразделения федерального органа исполнительной власти;

г) наименование должности;

д) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

е) наименование вида документа;

ж) дата документа;

з) регистрационный номер документа;

и) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

к) место составления (издания) документа;

л) гриф ограничения доступа к документу;

м) адресат;

н) гриф утверждения документа;

о) указания по исполнению документа (резолюция);

п) заголовок к тексту;

р) текст документа;

с) отметка о контроле;

т) отметка о приложении;

у) подпись;

ф) отметка об электронной подписи;

х) гриф согласования документа;

ц) виза;

ч) печать;

ш) отметка о заверении копии;

щ) отметка об исполнителе;

э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

ю) отметка о поступлении документа;

я) ссылка на документ.

3.3.2. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

3.3.3. Кроме перечисленных реквизитов, в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например; отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.

3.3.4. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб Российской Федерации».

3.3.5. Согласование документа в Минпросвещения России оформляется визой уполномоченного должностного лица. Согласование документа, созданного в Минпросвещения России совместно с другими органами государственной власти и организациями, оформляется листом согласования, протоколом или письмом о согласовании.

Требования к оформлению реквизитов приведены в приложении № 21 к настоящей Инструкции.

В процессе деятельности Минпросвещения России создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, распоряжения, поручения, протоколы заседаний (коллегии Минпросвещения России, совещательных, координационных, экспертных и др. органов Минпросвещения России, акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и другие).

Нормативные правовые акты Минпросвещения России издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, по инициативе федеральных органов исполнительной власти в пределах их компетенции.

Нормативные правовые акты Минпросвещения России издаются в виде приказов, распоряжений, правил, инструкций, положений или ином установленном законом Российской Федерации виде.

Подготовка нормативных правовых актов в Минпросвещения России осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009.

Правовые акты, имеющие ненормативный характер, являющиеся индивидуальными правовыми актами, а также оформляющие решения персонального характера (кадровые приказы), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы Минпросвещения России и рассчитанные на разовое выполнение, издаются Минпросвещения России в виде приказов и распоряжений.

Приказы и распоряжения Минпросвещения России издаются Министром или лицом, его замещающим, или заместителями Министра по вопросам их компетенции.

Распоряжениями оформляются решения по организационным и другим вопросам деятельности Минпросвещения России, рассчитанные на разовое исполнение.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии Минпросвещения России, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства Минпросвещения России с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Минпросвещения России создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

В установленных законодательством случаях в Минпросвещения России могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).

Состав электронных документов, создаваемых в Минпросвещения России, устанавливается на основе Перечня документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством1.

Настоящая Инструкция устанавливает следующие требования к подготовке отдельных видов документов Минпросвещения России.

3.8.3.1. Минпросвещения России в своей деятельности использует следующие основные виды протоколов:

протокол заседания коллегии Минпросвещения России;

протокол оперативного совещания у Министра;

протокол совещания у Министра;

протокол совещания у заместителя Министра;

протоколы заседаний (совещаний) структурных подразделений Минпросвещения России;

протоколы совместных заседаний;

протоколы технических, экспертных советов и другие.

3.8.3.2. Протоколы совещаний (заседаний) составляются на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.

3.8.3.3. Сбор материалов (справки, доклады и др. документы), ведение записи во время заседания (совещания) и подготовка текста протокола возлагаются на секретаря заседания коллегии Минпросвещения России, секретариат заместителя Министра или сотрудника структурного подразделения Минпросвещения России, ответственного за подготовку и проведение совещания.

Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями Минпросвещения России и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее срока, определенного руководством Минпросвещения России, проводящим заседание (совещание).

Справки и иные материалы, подготовленные к заседанию (совещанию), подписываются руководителями структурных подразделений-исполнителей Минпросвещения России.

3.8.3.4. Порядок подготовки заседаний коллегии Минпросвещения России и протоколов определяется приказом Министерства просвещения Российской Федерации.

3.8.3.5. Протокол заседания коллегии Минпросвещения России оформляется служащим структурного подразделения Минпросвещения России, ответственного за подготовку материалов по рассматриваемому вопросу, совместно с Департаментом государственной службы и кадров.

Протокол оперативного совещания у Министра оформляется служащим Департамента государственной службы и кадров.

Протокол совещания у Министра оформляется служащим Департамента управления делами.

Протокол совещания у заместителя Министра оформляется служащим структурного подразделения, ответственным за подготовку и проведение совещания, совместно со служащим секретариата заместителя Министра.

Оформление протокола должно быть завершено в течение 7 дней (10 дней — заседания коллегии) после проведения заседания.

Протокол визируется руководством структурного подразделения Минпросвещения России, ответственного за его подготовку.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

3.8.3.6. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

3.8.3.7. Регистрация протоколов заседаний (совещаний) Минпросвещения России осуществляется:

Департаментом государственной службы и кадров — протоколов заседаний коллегии Минпросвещения России, оперативных совещаний у Министра;

Департаментом управления делами — протоколов совещаний у Министра просвещения Российской Федерации;

секретариатом заместителя Министра — протоколов совещаний у заместителя Министра;

секретариатом структурного подразделения Минпросвещения России — протоколов заседаний (совещаний) структурных подразделений Минпросвещения России.

3.8.3.8. Протоколу заседания (совещания) присваивается порядковый номер с использованием ЕСЭД в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протокол заседания коллегии Минпросвещения России, протокол оперативного совещания у Министра, протокол совещания у Министра, протокол совещания у заместителя Министра, протокол заседания (совещания) структурного подразделения Минпросвещения России; протокол совместного заседания; протокол технических, экспертных советов и другие.

3.8.3.9. Порядковый номер протокола заседаний коллегии Минпросвещения России, оперативных совещаний у Министра присваивается при его регистрации в ЕСЭД Департаментом государственной службы и кадров после подписания Министром.

Порядковый номер протокола совещания у Министра присваивается при его регистрации в ЕСЭД Департаментом управления делами после его подписания Министром.

Порядковый номер протокола совещания у заместителя Министра, протокола совместных заседаний присваивается при его регистрации в ЕСЭД секретариатом заместителя Министра после его подписания заместителем Министра.

Порядковый номер протоколов заседаний (совещаний) структурных подразделений Минпросвещения России, протоколов совместных заседаний, протоколов технических, экспертных и других советов присваивается при их регистрации в ЕСЭД секретариатом структурного подразделения Минпросвещения России после подписания руководством структурного подразделения.

3.8.3.10. Номера протоколов заседаний или совещаний состоят из порядкового номера.

К номерам протоколов заседаний или совещаний могут прибавляться буквенные коды в соответствии с системой регистрации, принятой в Минпросвещения России, в секретариате заместителя Министра или структурного подразделения Минпросвещения России.

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Датой протокола является дата заседания (совещания).

3.8.3.11. Подлинники протоколов заседания коллегии Минпросвещения России, протоколов оперативного совещани�� у Министра с соответствующими визами должностных лиц передаются в Департамент государственной службы и кадров для формирования в дело, хранения и передачи в архив в установленном порядке.

3.8.5.1. В Минпросвещения России имеются следующие виды записок, создаваемые в Минпросвещения России и используемые для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, служащими: аналитические, докладные, служебные, объяснительные и другие.

3.8.5.2. Сроки подготовки записок устанавливаются нормативными правовыми актами, указаниями руководства Минпросвещения России по исполнению документов или руководством структурного подразделения.

Срок подготовки инициативных записок определяется руководством структурного подразделения Минпросвещения России.

3.8.5.3. Тексты записок должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям руководства Минпросвещения России по исполнению документа или поручениям руководства структурного подразделения.

Записки, как правило, готовятся в двух экземплярах. Первый экземпляр для отправки адресату, а второй — визовой, который хранится в деле структурного подразделения-исполнителя Минпросвещения России, секретариата заместителя Министра просвещения Российской Федерации.

3.8.5.4. Записки составляются, как правило, в электронной форме. Записки, содержащие кадровые или личные вопросы служащих, — на бумажном носителе.

Проект записки визируется, как правило, в электронном виде исполнителем, которому поручено исполнение в рамках задания или поручения, а также в порядке инициативы, и руководством Департамента.

Все визы должны быть расшифрованы с указанием фамилии и инициалов.

3.8.5.5. Требования к оформлению записки Минпросвещения России приведены в приложении № 29 к настоящей Инструкции.

Новый стандарт устанавливает ряд новых правил, отличающихся от тех, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:

  1. Порядок создания и правила оформления документов в делопроизводстве 2021 г. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
  2. Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
  3. Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.

Почти весь документооборот ведется на компьютере, но допускается и бумажная документация (п. 3.1 ГОСТ). Было решено, что правила их стилевого оформления необходимо зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Сейчас поля в документе по ГОСТу в 2021 г. оформляют по новым правилам: следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной (п. 3.2 Госстандарта). Кроме того, при создании документации на двух и более страницах, второй и следующие листы необходимо пронумеровать. Номера страниц проставляют в середине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

По новому регламенту отдается предпочтение свободно распространяемым бесплатным шрифтам размера 12, 13, 14. Ранее в Госстандарте в п. 3.3 были указаны конкретные шрифты: Times New Roman, Calibri, Arial, Verdana, но в новой редакции наименования шрифтов убраны.

Другие правила оформления делового письма по ГОСТу в 2021 году:

  1. Для экономии места уменьшают шрифты в таблицах.
  2. Интервал используют как полуторный, так и одинарный. Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см (Приказ 244-ст от 14.05.2018).
  3. Регламент устанавливает требование к длине строки. При книжной ориентации она не превышает 7,5 см, при альбомной — 12 см (п. 3.5 Госстандарта).

Изменились правила заверения копий. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», ФИО, должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.

Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Необходимо написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит — печать компании.

Еще одно важное новшество, включенное в правила оформления приказов в делопроизводстве по ГОСТу в 2021 г., — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего стандарта ее еще не использовали. А теперь стоит запомнить состав такой отметки:

  • надпись «Документ подписан электронной подписью»;
  • номер сертификата ключа;
  • ФИО его владельца;
  • срок его действия.

Возможно присутствие герба Российской Федерации, эмблемы органа власти или эмблемы организации.

Теперь бумаги содержат наименование должности лица структурного подразделения автора документа. При необходимости в правом верхнем углу допускается присутствие ограничительного грифа. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.

Примечательное обновление: при оформлении графы «Адресат» инициалы теперь должны стоять строго после фамилии. То же самое применимо к отметке об утверждении. Но в подписи их по-прежнему размещают перед фамилией.

Принципы ведения делопроизводства утверждаются локальным нормативным актом предприятия: типовой инструкцией по делопроизводству, правилами хранения документации и ведения архива, номенклатурой дел предприятия. Утверждаются такие документы приказом руководителя.

Делопроизводство в школе

Скачать образец положения о документообороте в организации

Скачать образец оформления приказа по ГОСТу в 2021 году

Скачать образец оформления заявления по ГОСТу в 2021 году

Скачать образец инструкции по кадровому делопроизводству в 2021 году по новому ГОСТу

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *