Что хранится в личном деле сотрудника 2021
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что хранится в личном деле сотрудника 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Личное дело — это ряд документов, содержащих сведения о сотруднике и его работе. Все эти бумаги принято подшивать в одну папку, правильно маркировать и хранить, как в архиве.
Какие документы туда включать? Какие из них должны быть в оригиналах, а какие в копиях? Нужно ли дела прошивать? Как их хранить и сколько?
Как правильно хранить копии документов в личном деле работника
На всех остальных сотрудников юрлица и ИП ведут подобную документацию по своей инициативе, порядок, формы, состав утверждаются в локальных нормативных актах.
Одновременно с личным делом начинают вести его внутреннюю опись, которая составляется на отдельном листе и прикрепляется к делу. Опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела.
Нужно высчитать и записать сумму — количество лет, месяцев и дней, которые проработал человек.
Практикующий юрист, автор сайта «Юридическая скорая помощь», один из соучредителей фонда «Наше будущее».
Перечень документов в личном деле сотрудника
И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.
Личные дела формируются и ведутся, как правило, кадровой службой. Личное дело создается непосредственно после оформления трудовых отношений с работником.
Все документы, которые имеют отношение к трудовой деятельности работника, в порядке хронологии. Нужно пронумеровать их сквозной нумерацией.
Каждая дополнительная справка подшивается кадровиком в папку в строго хронологическом порядке, после чего он составляет опись документов (это обязательный пункт, несоблюдение которого может привести к штрафным санкциям).
В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью:
- страницы паспортов;
- свидетельства о присвоении ИНН;
- карточки СНИЛС;
- свидетельства о браке и рождении детей;
- военные билеты.
Личные дела выстраиваются в шкафу обычно по их порядковым номерам, реже – по алфавиту или по структурным подразделениям. Это делается для оперативного учета и быстрого поиска.
Хранение и обработка анкет, ксерокопий, личных карточек, фотографий попадает под определение обработки персональных данных.
Номер дела (цифра «5» в Примере 3) переносится из Журнала регистрации личных дел работников. Там личные дела обычно нумеруются валовым порядком, хотя возможно и использование индексов для отображения категорий работников.
Для того чтобы не нарушать законодательство России каждому работодателю рекомендуется лично ознакомить кадровиком со списком бумаг, которые должны быть в ЛД каждого работника.
На листок наклеивается фотография принимаемого работника. Он подписывает листок и указывает дату заполнения.
Многие работодатели, несмотря на необязательность ведения личных дел в большинстве случаев, все же ведут их, поскольку это очень удобный инструмент.
Составляется после оформления личного дела. Содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах.
Законодательство РФ требует от работодателя вести личные дела сотрудников, только если это:
- Государственные гражданские служащие. Это чиновники всех рангов. Те, кто работает в Администрации Президента, Госдуме, в различных ведомствах общероссийского и локального значения, в управах, муниципалитетах и местных органах власти.
- Военнослужащие и сотрудники силовых ведомств.
- Работники Федеральной таможенной службы РФ.
- Научно-педагогические работники.
А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя.
Эта часть содержит информацию по заполнению карточки Т-2 при повышении квалификации сотрудника.
Наградная страничка: здесь фиксируются все разовые премии работника, которые он получил в процессе работы, кроме стандартных ежемесячных.
Объем обрабатываемой информации в этом случае, как считает контролирующий орган, превышает установленный в ст. 86 ТК РФ.
Оформляется карточка в отделе кадров в момент приема на работу по форме Т-2 и соединяет в себе все собранные документы и данные. Карточка корректируется, пока работник является сотрудником. Заполняется вручную под роспись. Опишем внутреннюю структуру документа.
Правильное оформление личных дел работников имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики.
Персональные данные работника — как не оказаться в суде
Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее. Исключения установлены только для определенных категорий работников: гражданских и муниципальных служащих, прокурорских работников, сотрудников ОВД и др. Но поскольку такая форма сбора информации о работниках очень удобна, многие организации (в том числе коммерческие) ее применяют. Как формировать личные дела работников? Какие документы туда включать?
На место заголовка дела вписывается Ф.И.О. работника полностью в именительном падеже (цифра «2» там же).
Затем документы личного дела тоже отправятся в особую группу «Личные дела уволенных работников», где будут ждать передачи в архив.
Особенности формирования личного дела
Объясним, зачем это делается. Когда личное дело запрашивается из архива, то, как правило, кадровик сообщает архивисту год увольнения сотрудника. По этим данным личное дело в архиве искать легче, особенно если штат у организации большой.
Все, что необходимо сделать отвечающему за кадровое делопроизводство, — внести необходимые сведения в личную карточку Т-2. В этом случае не надо получать согласие работника на обработку его персональных данных.
Датой начала личного дела является дата приказа о приеме на работу, а датой окончания – дата приказа об увольнении. Номер дела изначально устанавливается в журнале регистрации личных дел, где они обычно нумеруются валовым порядком или с использованием индексов для разных категорий работников.
Ксерокопия паспорта может содержать биометрические персональные данные, т.е. данные об особенностях физиологических и биологических особенностях человека. Например, на копии можно увидеть особенности строения овала лица, формы глаз, носа и т.д.
Может заполняться для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике в соответствии с требованиями, предъявляемыми к заполнению листка по учету кадров.
Может ли работодатель хранить копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании работника в его личном деле? Этот вопрос часто задают слушатели курсов по кадровому учету в Контур.Школе. Ответим на него в статье.
Таким образом, наличие всех перечисленных бумаг является прямым нарушением конституционных прав гражданина РФ на неприкосновенность личной/частной жизни. Сбор данной информации без разрешения человека – запрещён!
Наш начальник требует, чтоб личные дела были правильно оформлены. Где можно просмотреть правильность оформления ЛД?
Что надо знать о персональных данных работников
Во многих организациях кадровики ведут кадровую документацию на работников, но не всегда знают, как правильно оформлять персональные дела. И это неудивительно, закон не обязывает заводить их. Это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, кадровики сами решают, какие бумаги запрашивать.
Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей.
После увольнения работника передаем документы в архив
Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).
К примеру, при оценке соблюдения руководителем организации определенных критериев, таких как обеспечение производственно-технологической, исполнительской и трудовой дисциплины.