Регламент проведения совещания образец
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Регламент проведения совещания образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Поэтому совещания могут быть внешне эффективными, но по существу — безрезультативными, и наоборот, результативными, но неэффективными.
Суммируйте достижения, ключевые моменты, решения, и объясните, как они будут представлены целевой аудитории. Уточните дальнейшие действия и подчеркните их важность. Если необходимо, назначьте другое совещание. Поблагодарите за участие.
Не откладывайте подведение итогов после совещания. План действий и обмена информацией создает чувство завершенности. Он также представляет участникам ключевые решения, помогает убедиться, что все восприняли информацию одинаково.
2. Определите необходимый минимум участников
Если нужны какие-то материалы — распечатайте их заранее, чтобы не беситься в последний момент или, хуже того, прерывать для этого совещание.
Если совещание, вместо обсуждения рабочих вопросов и полезностей превращается, например, в публичную порку провинившихся или монолог руководителя, толку будет мало. Нужно построить собрание таким образом, чтобы отработать как можно больше разных вопросов.
Выберете комфортное место для совещания. Проверьте температуру воздуха в помещении и насколько хорошо будет видно всех присутствующих.
Рассмотрение вопросов на заседаниях Правительства планируется, как правило, на полугодовой период. План заседаний Правительства на очередной период включает в себя перечень основных вопросов, подлежащих рассмотрению на заседаниях Правительства, с указанием по каждому вопросу даты его рассмотрения и федеральных органов исполнительной власти, ответственных за подготовку вопроса.
Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются фамилии и инициалы председателя (председательствующего), секретаря, лиц, присутствовавших на заседании, и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание.
Рабочее совещание должно иметь…
Одним из резервов эффективности, названным в ходе диагностики членами правления Байкальского банка Сбербанка России, было долгое формирование протоколов после заседаний, которое могло занимать до нескольких дней (уточнение формулировок, сроков и т.д.) и замедляло выполнение задач.
Доклад читает один участник. Важно, чтобы выступление было хорошо подготовленным и структурированным. Чем короче оно будет, тем лучше слушатели усвоят информацию. Затем они делают замечания по докладу.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, методических, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Порядок проведения совещания. Составление протокола: основные правила, пример. Правила ведения протокола.
Обмен мнениями отличается от обсуждения тем, что при таком формате высказаться должен каждый, кто приглашен для обсуждения повестки. Обсуждение — наименее структурированный метод проведения совещаний и подходит для повторного обсуждения повестки.
Эти управленческие задачи носят инфраструктурный характер и в той или иной степени свойственны большинству предприятий, компаний и организаций, независимо от форм собственности и отраслевой привязки.
Деятельность учреждений, работающих на основе коллегиальности, документируется постановлениями, решениями, распоряжениями. Постановления и решения принимаются в результате обсуждения на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах.
Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей — их инициалы и фамилии.
Если в совещании участвует до 50 человек, перерыв делают через каждые 50 мин, его продолжительность — не более 10 мин. При большем числе участников перерыв делают через 1,5 часа работы на 15 мин.
Рядовые участники, вдохновленные примером руководителя, будут активными сторонниками введения новых технологий, поскольку успех этих мероприятий возможен только при дружной совместной работе всех действующих лиц, а также и потому, что многим из рядовых со временем суждено самим руководить совещаниями.
Это обычно достигается при посредстве логики и рассуждений. Можно принять следующие логические построения: постановка проблемы — анализ проблемы — возможные решения — рекомендованное решение или предположение — очевидность — вывод — рекомендуемые действия или план действий — необходимость действий — возможные проблемы — ожидаемые выгоды — выводы — рекомендации.
Рядовые участники, вдохновленные примером руководителя, будут активными сторонниками введения новых технологий, поскольку успех этих мероприятий возможен только при дружной совместной работе всех действующих лиц, а также и потому, что многим из рядовых со временем суждено самим руководить совещаниями.
Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.
Глава 4.4 Особенности оформления деятельности коллегиальных органов
Разбить всех участников на группы. Руководителями групп назначить ______________ Руководителей групп обязать подготовку первичного варианта Ассортиментного портфеля РК Уфа на 20___ г.
Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.
Порядок выезда в командировку и ухода в отпуск руководителей органов исполнительной власти, руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации, определяется Президентом Российской Федерации.
Статья содержит 14 примеров оформления всех реквизитов протокола заседания, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых протоколов. Больше всего деталей оформления описано для текста протокола (увидите, как его можно составить в краткой и полной форме). Отмечается, что изменилось в оформлении протоколов и для каких организаций.
С какой целью собираются эти данные
В какой период каждое АО должно успеть провести годовое общее собрание своих акционеров? Какие вопросы обязательны для рассмотрения на нем, а какие факультативны? Как документально оформить процедуру направления акционерами вопросов для включения в повестку дня собрания и выдвижения кандидатур на выборные должности? Кто и с соблюдением каких сроков формирует окончательную повестку дня собрания?
Ориентиром для завершения совещания может служить момент, когда все цели достигнуты, либо попытки их достижения исчерпали себя, либо вышло время.
Затем руководитель должен кратко изложить повестку и факты, нужные для обсуждения — лучше уложиться с выступлением в 5-10 минут, чтобы никто не заскучал.
План предусматривает календарные сроки проведения заседаний, вопросы, подлежащие рассмотрению, фамилии лиц, ответственных за подготовку вопросов к обсуждению. Утвержденный план работы коллегиального органа рассылается его членам, заинтересованным организациям и лицам.
Предварительная рассылка материалов дает возможность вносить поправки в уже имеющийся письменный проект решения и тем самым ускоряет решение вопросов на самом заседании.
Больше всего времени уходит на само обсуждение. И вам придется не только следить за регламентом, но и выступать в роли фасилитатора, мастерски отслеживающего, чтобы дискуссия не переключалась на побочные вопросы и оставалась конструктивной.
В государственных органах, органах местного самоуправления протоколы могут издаваться в полной форме или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Исходя из источников возникновения ошибок и потерь, можно определить основные этапы служебных совещаний.
Готовимся к совещанию правильно
Если цель доклада — привести аргументы способом, заставляющим прийти к определенным выводам и рекомендациям, существует правило: начать с более слабых аргументов и постепенно переходить к более сильным.
Изучать информацию с нуля непосредственно во время совещания — значит потратить много нужного времени впустую. Распределите, кто какой вопрос готовит и какие материалы следует заранее выслать всем участникам совещания. Тем самым вы сэкономите 20–30 мин на вникание участников в детали.
Номера постановлений (решений), издаваемых на основании протоколов заседаний, могут состоять из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня.
Мало разослать всем приглашение в Outlook с темой. Не поленитесь составить повестку — перечислить, какие вопросы будут рассмотрены и каков лимит времени на каждый вопрос. Таким образом участники сэкономят 5–7 мин на знакомство с регламентом, а качество обсуждения повысится.
Чем жестче сотрудники отстаивают позиции, чем яростнее нападают друг на друга, тем меньше пользы для дела. Найдите, в чем все единодушны, зафиксируйте эти тезисы. Сформулируйте пункты, по которым позиции участников разошлись, и определите, как будут разрешаться эти противоречия.
Обычно эти виды совещаний проявляются при рассмотрении отдельных тем и вопросов, определенных в повестке дня одного или нескольких совещаний.
Оптимальное время совещания — от 30 минут до часа. Если общаться меньше — вряд ли получится охватить все рабочие вопросы и дать всем высказаться. А провозитесь больше часа — сотрудники начнут сладко зевать и терять нить разговора.
Один час личного общения с подчиненными может заменить недельную переписку. Да, технически можно вообще не встречаться. Но куда лучше собрать сотрудников в офисе и, глядя в глаза, рассказать о задачах бизнеса, а заодно и получить обратную связь.
Как проводить совещания: инструкция для эффективного проведения совещаний
Федеральные министерства, иные федеральные органы исполнительной власти, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство, органы и организации при Правительстве организуют свою работу в соответствии с утверждаемыми Правительством планами и показателями деятельности указанных органов и организаций.
Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.
Глеб Архангельский рекомендует включать в систему корпоративного тайм-менеджмента обязательный «Стандарт подготовки, проведения и отслеживания результатов совещаний». Основные аспекты, которые регулирует этот стандарт:
- Кто и как инициирует совещания, как готовит их, в каком виде и за какой срок участникам присылается повестка; по какому принципу выбираются участники, как они могут отказываться от участия или заменять себя заместителями.
- Как ведется совещание в зависимости от его формата (планерка, мозговой штурм, информационное собрание, стратегическое совещание); как фиксируются «в режиме реального времени» решения, как они вносятся в систему контроля задач.
- Как и кем отслеживаются принятые на совещании решения, кто контролирует исполнение.