Перечень документов в личном деле работника 2021
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Перечень документов в личном деле работника 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Наниматель может при приеме на работу работника запрашивать характеристику на него с предыдущих мест работы.
Соблюдение закона о проведении с осужденными воспитательной работы. В ходе проверки прокурором выясняется, созданы ли в колонии условия для проведения воспитательной работы, используются ли ее основные формы, определенные ст. 110 УИК РФ, внедряются ли рекомендации психологов и педагогов, организована ли воспитательная работа с каждым осужденным индивидуально.
При этом, требований о прохождении обязательного медицинского освидетельствования ребенка, передаваемого в семью на воспитание, законодательством не устанавливается. Медицинские документы, хранящиеся в личном деле ребенка, находящегося в организации для детей-сирот, должны содержать сведения о результатах ежегодной диспансеризации.
Что такое личное дело работника
Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают.
Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.
Документы, включаемые в личное дело, можно условно разбить на три группы. Во-первых, документы, предоставляемые сотрудниками, и документы, фиксирующие прием на работу.
Личные дела в обязательном порядке ведутся только на государственных служащих (Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ, Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609), остальные же организации или индивидуальные предприниматели могут вести их по желанию. Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде.
Состоит ли организация в реестре Роскомнадзора как оператор, осуществляющий обработку персональных данных в соответствии с требованиями ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
Наличие их в папке — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни.
Личные дела осужденных хранятся в запирающихся металлических шкафах. Личные дела осужденных, совершивших повторные преступления, должны находиться отдельно от других личных дел.
Чтобы не нарушить права работника и не попасть под санкции правоохранителей, личное дело работника следует оформлять в соответствии с действующим законодательством и по определенным правилам.
Теперь вспомним принцип определения срока хранения дела по «старшему» сроку входящих в его состав документов.
Какие документы нельзя хранить в личном деле сотрудника
И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.
Все документы, которые имеют отношение к трудовой деятельности работника, в порядке хронологии. Нужно пронумеровать их сквозной нумерацией.
В федеральном законе от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» сказано, что обрабатывать и хранить данные специалиста можно только при соблюдении трех основных условий:
- Получено письменное согласие работника с его личной подписью.
- В согласии четко и конкретно прописаны цели обработки и хранения.
- Данные, содержащиеся в личном деле, не избыточны по отношению к этим целям.
Информация о государственных и муниципальных служащих должна в обязательном порядке систематизироваться в установленной форме (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609). Личные дела таких сотрудников призваны отражать весь их послужной список, чтобы можно было ясно увидеть, как именно изменялись их персональные данные.
Состав и перечень документов в личном деле сотрудника: что входит
Если в организации персональные данные субъектов распространяются в неограниченном кругу лиц, есть ли специальные согласия на такое распространение.
Под перечнем документов в личном деле сотрудника, как правило, подразумевается список обязательной документации, которая прямо относится к трудовой деятельности определённого работника, предоставляемой им, согласно действующему законодательству РФ или оформляемой на месте работы. Хранится папка с ЛД в отделе кадров работодателя.
Работа по созданию, систематизации и хранению личных дел сотрудников, как правило, ложится на плечи кадровой службы.
Под перечнем документов в личном деле сотрудника, как правило, подразумевается список обязательной документации, которая прямо относится к трудовой деятельности определённого работника, предоставляемой им, согласно действующему законодательству РФ или оформляемой на месте работы. Хранится папка с ЛД в отделе кадров работодателя.
Многие работодатели, несмотря на необязательность ведения личных дел в большинстве случаев, все же ведут их, поскольку это очень удобный инструмент.
Требования к списку документов, входящих в личное дело сотрудника. Из чего состоит и включает в себя. Что должно быть в личном деле.
Какие документы включаются в состав личного дела
Поскольку порядок ведения личных дел сотрудников для организаций и предпринимателей никак не регламентирован, то будет целесообразно разработать и утвердить положение о порядке формирования и ведения личных дел. В нем можно отразить состав личных дел, порядок его формирования и ведения, круг сотрудников, на которых необходимо вести дела, режим хранения и порядок доступа к делам и т. д.
В личное дело помещаются как оригиналы документов, так и копии. При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены. В личное дело следует помещать документы, которые имеют постоянный или временный (свыше 10 лет) срок хранения. Сроки хранения документов установлены приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.
Работа с ними должна регулироваться локальным нормативным актом (ЛНА) в области обработки и защиты персональных данных, который обязателен для каждой организации.
Но на практике все еще нередки нарушения, и, чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.
В Положении, утвержденном Указом Президента РФ №609, сказано, какие документы должны быть в личном деле сотрудника в 2021 году, если он является государственным служащим (п. 16):
- заявление о приеме на работу;
- анкета;
- копия паспорта;
- копии актов гражданского состояния;
- копии документов воинского учета;
- копия ИНН и т.д.
Кроме этого, хранение перечисленных бумаг нарушает нормы ФЗ №152, принятого 27.07.2006 года и влечёт за собой наказание, а именно – наложение административного штрафа по части 1 статьи 13.11 КоАП Российской Федерации.
Термином «личное дело» в делопроизводстве принято называть собранные под одной обложкой документы, сопровождающие человека в его трудовой и/или учебной деятельности и наиболее полно ее отражающие. Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника (или обучения).
ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.
Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:
- своевременный учет всей документации о сотруднике;
- отслеживание карьерной динамики;
- учет данных о возможных полагающихся льготах;
- оценка перспектив профессионального роста;
- сохранность и упорядоченность личной документации;
- оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.
Главный бухгалтер организации относится к категории руководителей, а бухгалтер — к категории специалистов. На этих работников заводятся личные дела. В свою очередь, кассир и табельщик относятся к категории других служащих, которые выполняют исполнительские функции (регламентированные, периодически повторяющиеся работы) под контролем руководителя, специалиста.
Перечень обязательных документов по персональным данным, которые должны быть в каждой организации, зависит от того, каким оператором является работодатель и какие персональные данные он обрабатывает.
Может заполняться для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике в соответствии с требованиями, предъявляемыми к заполнению листка по учету кадров.
В данный перечень документов в 2021 году входят такие основные бумаги как:
- трудовой договор, подписанный сотрудником, а также сопутствующие ему дополнительные соглашения (если таковые имеются);
- приказы о наложении взысканий или же поощрениях от начальства;
- договор об индивидуальной материальной ответственности работника, если его должность предусматривает наличие данного документа;
- подписанное работником соглашение о неразглашении сведения, которые являются тайной фирмы;
- акты нарушения трудовой дисциплины;
- объяснительные, а также докладные записки;
- приказ о приёме на работу.
В рамках мероприятия Светлана Владимировна Еськова, начальник управления организации камерального контроля МНС, ответила на вопросы участников.
Пример 3) на основании ч. 2 ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле).
При начале оформления папки заводят также внутреннюю опись, которая входит в список документов в личном деле работника. В нее добавляют новые строки по мере поступления в дело новых документов. После увольнения работника её тоже подшивают в папку.
Составляется после оформления личного дела. Содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах.
Заполняет лицо, поступающее на работу, собственноручно в одном экземпляре на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов в соответствии с установленными требованиями. Помарки и исправления не допускаются.
Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ.
Обычный работодатель не вправе запрашивать персональные данные, не связанные с трудовой деятельностью (по мнению Роскомнадзора, подтвержденному судебной практикой). Во избежание нарушения закона отдел кадров вправе хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании.
Какие документы включать в личное дело?
Допустим, Иванов устроился на работу в 2010 году, а уволился в ноябре 2018 года, тогда считается, что его личное дело закончено делопроизводством в 2018 году (хотя в него сформировано много оригиналов документов с разными годами создания: трудовой договор от 03.03.2010, дополнительное соглашение об изменении трудового договора от 05.05.2012 и т.п. вплоть до приказа об увольнении от 01.11.2018).
В личное дело не стоит включать копии документов с личными данными работника: паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета.
Стоит отметить, что документы, хранящиеся в личном деле сотрудника, для проверки трудовой инспекцией – должны обязательно дополняться подписанным им согласием на обработку его персональных данных.