20.10.2021

Документы для отправки сотрудника в командировку 2021

Автор: admin Транспортное право Нет комментариев

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы для отправки сотрудника в командировку 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Нужно ли командировочное удостоверение в 2021 году

2. Какие документы для командировки в 2021 году

3. Сотрудника — в командировку

4. Служебное задание на командировку в 2021 году: подробности оформления

5. Командировочные расходы в 2021 году

6. Служебная командировка и служебная поездка. Положения по трудовому кодексу РФ

7. Служебные командировки работников в 2021 году: оформление и расчет

7.1. Служебная записка о продлении командировки: образец

8. Документальное оформление командировок

Специалисты отдела кадров заказывают выезжающему сотруднику билеты и бронируют для него номер в гостинице. После этого его приглашают для ознакомления с документом и просят его расписаться в Журнале учета командированного персонала, куда вносится соответствующая запись.

Командированному лицу выдаются билеты и предоставляются сведения о месте его проживания.

Нужно ли командировочное удостоверение в 2021 году

На основании приказа о рабочей поездке бухгалтерия компании рассчитывает суточные, которые составляют:

700 рублей – в случае поездок по территории РФ;
2 500 рублей – при перемещении за пределы страны.

Если руководитель принял решение о более крупных суммах выплат, то с превышения указанных лимитов выплачивается НДФЛ.

Поскольку, пребывая в командировке, работник все же выполняет трудовые обязанности, то ему начисляется заработная плата, но не в стандартном размере. Выплаты за время пребывания в поездке равны:

Среднедневному заработку при осуществлении деятельности в рабочие дни;
Удвоенному среднедневному заработку при выполнении обязанностей в выходные и праздничные дни.

Что касается заполнения табеля, то в нем проставляется пометка «К» в рабочие дни и «РВ/К» – в нерабочие.

После того как работник вернулся из поездки, он составляет вместе с бухгалтером авансовый отчет и прилагает к нему все билеты, квитанции и чеки. Копии тех страниц паспорта, на которых указано время пересечения гражданином границ России, также прилагаются к документу.

Если работник выезжал в командировку на личном транспортном средстве, то он составляет служебную записку, в которой указывает размер понесенных затрат, подтверждаемых квитанциями. Эти расходы возмещает сотруднику работодатель.

Таким образом, несмотря на отмену командировочного удостоверения, в компании все же придется оформить в отношении выезжающего работника приказ, авансовый отчет и внести соответствующие записи в специальный журнал и рабочий табель. Проверяющие органы обращают особое внимание на порядок оформления поездок сотрудников, посему строгое выполнение перечисленных выше правил обязательно для всех организаций.

Какие документы для командировки в 2021 году

К оформлению документов направляемому в командировку сотруднику предъявляются серьезные требования — бумаги подтверждают затраты компании, контролируемые фискальными органами.

Действующая редакция правительственного Постановления №749 от 13/10/08 г. говорит о необходимости:

письменного распоряжения администрации об отправке в командировку;
авансового отчета о служебных расходах.

Все записи в авансовом отчете подтверждаются первичными документами (на проезд, о затратах на проживание и др.). Письменное распоряжение оформляется в виде приказа о командировке, в котором кратко описывается в том числе и ее цель.

Хотя на первый взгляд все поездки по работе одинаковы, их все равно можно разделить на два типа:

внеплановые;
запланированные.

Очевидно, что если обозначилась срочная производственная необходимость и какому-то сотруднику необходимо ехать и спасать ситуацию, то тут не до составления лишних документов. В этом случае можно обойтись минимальным набором и направить работника на основании приказа по организации (в котором все равно нужно изложить цель поездки). Это вполне допустимо, ведь служебное задание на командировку в 2021 году можно и не составлять. Об этом, в частности, сказано в Положении, утвержденном постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (в редакции от 29.12.2014 г.). Кроме служебного задания необязательным стало также командировочное удостоверение, а срок поездки теперь можно определять на основании проездных документов.

Такой документальный минимализм не очень удобен, поэтому большинство работодателей предпочитают все же оформлять документы, особенно, если поездка запланирована и никакой спешки в ее подготовке нет. В этом случае непосредственный руководитель будущего командированного работника должен составить для него задание или написать служебную записку, на основании которых и будет издан приказ о командировке. Существуют унифицированные бланки этих документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, поэтому вполне можно использовать их или разработать свои бланки, с учетом индивидуальных особенностей организации.

Постановление №749 такой вид документа не упоминает, в связи с чем считается, оформлять его у организации обязанности нет. Если командировка срочная, проще обойтись и письменным приказом по организации, нарушением это считаться не будет. Однако, если предстоит серьезная длительная поездка, задание сотруднику все же стоит изложить в наиболее ясной, подробной форме, отдельным документом. Обычно составляется служебная записка или, более привычное работнику и руководству, служебное задание.

В нем не только указывается цель поездки, как в приказе, но и дается более развернутый перечень задач, которые обязан выполнить командированный сотрудник для ее достижения. Такая подробная форма изложения задания удобна: она дает возможность избежать недоразумений и неточностей при выполнении служебного поручения работнику и легко проконтролировать исполнение администрации.

Командировочное задание считается внутренним документом, его применение должно быть отражено в локальных актах, касающихся командировок (ст. 8 ТК РФ).

На заметку! В приказе №558 Минкульта от 25/08/10 г. о перечне управленческой документации и сроках хранения документов под №669 указаны документы о командировании сотрудников, в том числе и служебные задания. Срок их хранения – 5 лет, и 10 лет – для командировок за рубеж.

Оформление служебного задания командированному сотруднику может быть поручено его непосредственному начальнику, например, главному инженеру, если командируется рядовой инженер. Достаточно часто оформлением занимается работник кадровой службы на основании докладной записки руководителя подразделения, утвержденной руководителем фирмы.

Оформленное письменно задание на командировку подписывают:

руководитель фирмы;
руководитель структурного подразделения;
сам работник.

Число экземпляров документа оговаривается в ЛНА. Чаще всего ограничиваются одним экземпляром. Задание выдается каждому сотруднику отдельно, даже если они направлены в командировку как группа, согласно приказу.

Руководитель фирмы, отправляясь в командировку, оформляет служебное задание себе как работнику и сам ставит подпись под ним.

В документе предусмотрено не только задание как таковое, но и отчет по возвращении из служебной поездки о его исполнении. Он должен предоставляться руководству независимо от того, используется ли утвержденная форма Т-10а либо свободная, принятая фирмой и закрепленная в локальном акте.

После окончания поездки задание сдается вместе с авансовым отчетом и подтверждающими расходы документами к нему. Если документооборотом организации предусмотрено командировочное удостоверение, оно также прилагается к пакету.

Отправляя сотрудника в служебную поездку, необходимо сформировать ее цель. Служебное задание на командировку является целью поездки. Отмена обязательного оформления не только командировочных удостоверений, но и служебных заданий, а также формирования отчетов сотрудников, вернувшихся из командировок, регламентируют:

новая редакция Положения об особенностях направления в командировки (утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749).
указ Президента РФ от 12.12.2014 №765 (утвержден Указом Президента РФ от 18.07.2005 №813).

С учетом этого на сегодняшний день командировочное удостоверение, а также служебное задание на командировку не относятся к обязательным первичным документам. Раньше без них организации не могли принять и зафиксировать все произведенные сотрудником затраты в составе расходов при исчислении налогов на прибыль. Сейчас цель поездки работодатель вправе сформировать устно.

Несмотря на такие нововведения, служебное задание на командировку по-прежнему выдают, если нужно четко сформировать цель поездки, разграничить обязательства, установить перечень и объем работ в период работы сотрудника вдали от основной организации. Задания помогут и при проведении отчетности, когда потребуется оправдать списание произведенных расходов в бухгалтерском учете.

После отмены командировочных удостоверений и заданий основными документами в данной сфере стали положение и распоряжение о направлении работника в командировку. Цель и срок поездки отражают в приказе, а фактическую длительность поездки фиксируют по проездным документам.

Несмотря на то, что обязательное оформление служебного задания на командировки отменили, многие организации по-прежнему продолжают оформлять цель поездки письменно. Ориентируются кадровики на образец служебного задания для направления в командировку.

Такой подход позволяет не только оптимизировать документооборот в целом, но и систематизировать документы и оформлять их в едином формате. Порядок действий при проведении оформления и общем ведении документов рационально прописать во внутреннем локальном нормативном акте компании.

Возьмем для образца условный пример, в котором заместитель директора Иванов Василий Петрович направляется в командировку для выполнения ряда поручений. После возвращения он сам заполняет отчет об исполнении задания. Служебное задание по письменному распоряжению директора оформил сотрудник кадровой службы. Директор является непосредственным руководителем работника. Унифицированный бланк, согласно ЛНА, фирмой не используется.

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.

Получить бесплатный доступ на 14 дней

Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.

С 2017 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.

Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Получить бесплатный доступ на 14 дней

В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить возврат сумму, потраченную на получение визы кроме уплаченной пошлины.

Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение прав перевозки.

Если в самой командировке случался форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить необходимое проживание. При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда. Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.

В отличие от официальных и стандартных авиа- и железнодорожных билетов, гостиницы не всегда предоставляют постояльцам требуемые документы о проживании, ограничиваясь приходными кассовыми ордерами или рукописными квитанциями.

Согласно законодательству, гостиницы не обязаны выдавать постояльцу бланк строгой отчетности. Установлена специальная гостиничная форма № 3-Г: если гостиница ее использует, то ККМ ей не нужна. И то и другой документ ваша бухгалтерия формально должна принять как доказательство проживания.

Чтобы предотвратить возможные разногласия со стойкими работниками бухгалтерии, лучше перед бронированием позвонить в гостиницу и уточнить, какие документы, подтверждающие проживание, они смогут предоставить.

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для комфортной совместной работы бухгалтера и директора.

Попробовать бесплатно 14 дней

Сотрудника — в командировку

Действующая редакция правительственного Постановления №749 от 13/10/08 г. говорит о необходимости:

письменного распоряжения администрации об отправке в командировку;
авансового отчета о служебных расходах.

Итак, рассмотрим по шагам заполнение документа для направления в командировку на примере унифицированной формы Т-10а. Установленный Госкомстатом или нанимателем бланк оформляется в целях правильного учета и оплаты командировочных расходов.

Бланк «Служебное задание на командировку в 2021 году», образец которого можно изучить далее, содержит таблицу, состоящую из 12 граф, первые 11 из которых заполняются по порядку информацией следующего характера:

Фиксация структурного подразделения, где трудится человек.
Название должности в соответствии с формулировкой в штатном расписании учреждения.
Название местности, куда необходимо направить работника.
Полное наименование учреждения, куда сотрудник едет.
День начала поездки.
День завершения поездки.
Общая длительность нахождения в поездке.
Длительность, за исключением времени нахождения в дороге.
Указание на учреждение, оплачивающее командировочные расходы (как правило, то, которое направляет сотрудника, иногда — приглашающая сторона).
Информация из распорядительного документа, по которому сотрудник направляется в путь.
Описание целей направления сотрудника.

Заполнив первые 11 граф, оформление можно прервать до момента, когда работник возвратится из поездки.

Служебное задание на командировку в 2021 году: подробности оформления

Оформленное письменно задание на командировку подписывают:

руководитель фирмы;
руководитель структурного подразделения;
сам работник.

На заметку! Если использование служебного задания прописано в ЛНА, сотрудник обязан письменно отчитаться об исполнении, иначе он будет наказан по ТК РФ, ст. 192.

Предварительный расчет дней отсутствия сотрудника делается до отправки и вносится в текст задания. Срок командировки фактический определяется прежде всего по документам на проезд. Начальной точкой считается дата отправления транспорта от места, где член рабочего коллектива трудится постоянно.

В случае утери проездных документов:

используют подтверждающие наем жилья сотрудником в поездке (гостиничная квитанция, любые иные документы, указывающие на временное проживание);
документы на проживание и проезд у работника отсутствуют — он составляет служебную записку (или любой иной документ), в которой указывает реальный срок своего нахождения в командировке, а принимающая сторона подтверждает его подписями своих ответственных лиц.

Если работник вместо общественного пользовался транспортом фирмы или личным либо привлек к перевозке третьих лиц, он составляет служебную записку с приложением любых задокументированных данных о том, что проезд осуществлялся по нужному маршруту (путевой лист, кассовые чеки АЗС и др.).

При исчислении дней командировки, отражаемых в приказе, в служебном задании и в отчете по его исполнению, следует учитывать, что:

сутки считаются до 24 часов, включая последние минуты, с нуля часов – следующие сутки;
если вокзал, аэропорт, пристань находятся за городской чертой, время проезда до них входит в период командировки;
появление в день выезда и приезда командированного на его постоянном рабочем месте оговаривается с администрацией.

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

В командировки направляются только работники — лица, с которыми заключен трудовой договор (п. 2 Положения о командировках). Местом постоянной работы считается место расположения организации или ее обособленного подразделения, работа в котором предусмотрена трудовым договором с работником (п. 3 Положения о командировках). Поездка работника головной организации в обособленное подразделение или работника обособленного подразделения в головную организацию также признается командировкой.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (ст. 168 ТК РФ):

расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (кроме бюджетных организаций, для которых нормы устанавливаются законодательно).

Командировочные расходы в 2021 году

Запрещается направлять в командировки:

Беременных женщин (ст. 259 ТК РФ);
Работников в возрасте до 18-ти лет (ст. 268 ТК РФ);
Лиц, с которыми заключен ученический договор – в командировки, не связанные с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

Следующий круг лиц допускается направление в командировку только с их письменного согласия:

Женщин, имеющий детей в возрасте до трех лет (ст. 259 ТК РФ);
Матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет (ст. 259 ТК РФ);
Работников, имеющих детей-инвалидов (ст. 259 ТК РФ);
Работников, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ);
Отцов, воспитывающих детей без матери, а также опекунов (попечителей) несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ)

Временно проживающие и временно пребывающие иностранцы не имеют права осуществлять трудовую деятельность вне пределов субъектов РФ, на территории которых им выдано разрешение на работу или патент или разрешено временное проживание (п. 4.2 и 5 ст. 13 Федерального закона от 25.07.2002 N 115-ФЗ).

Предельная общая продолжительность трудовой деятельности иностранцев определенных профессий вне пределов субъекта РФ, на территории которого ему выдано разрешение на работу, при направлении в командировку установлена Приказом Минздравсоцразвития РФ от 28.07.2010 N 564н:

для временно пребывающих — максимум 10 календарных дней в течение периода действия разрешения на работу;
для временно проживающих – максимум 40 календарных дней в течение 12 календарных месяцев;
для высококвалифицированных специалистов – 30 календарных дней ежегодно в течение периода действия разрешения на работу.

В соответствии с Трудовым кодексом, отправить в командировку невозможно следующие категории граждан:

Беременных гражданок. Если работодатель извещен о положении женщины, то в соответствии со статьей 259 Трудового кодекса он не вправе ее отправить. А женщина должна принести справку из медучреждения о своем интересном положении.
Работников до 18 лет в соответствии со статьей 268 Трудового кодекса.

С письменного согласия можно отправить в служебную поездку следующих граждан:

сотрудников, воспитывающих ребенка до трех лет;
специалистов, имеющих несовершеннолетних детей–инвалидов;
специалистов, осуществляющих уход за родственниками.

Служебная командировка и служебная поездка. Положения по трудовому кодексу РФ

В 2015 году вступило в силу Постановление правительства РФ №749, согласно которому это удостоверение перестало быть документом обязательного заполнения.

Основные причины проведения такой корректировки:

сокращение общего числа документов в обороте организации;
предоставление предприятию полной свободы в вопросе разработки и использования бланков отчетности.

Отмена командировочных удостоверений вызвало проблему подтверждения служебных поездок. Поэтому заполнение выполняется в индивидуальном порядке по решению работодателя в том случае, если наличие удостоверения полезно для учета расходов или ведения делопроизводства.

В ПП РФ №749 указывается, что основными подтверждающими командировку документами являются билеты, чеки и квитанции о поездке.

ВАЖНО! Несмотря на отмену командировочного удостоверения, компании продолжают использовать форму, видоизменив ее под свои требования. Ее актуальность обусловлена необходимостью ведения отчетности по расходам денежных средств для Налоговой службы.

Пунктом 1 р.III «бюджетной» Инструкции № 59 предусмотрено оформление сметы расходов при направлении работника в командировку за границу. При этом, для командировок в пределах Украины составление сметы расходов на командировку нормами Инструкции № 59 не предусмотрено. Учитывая бюджетную направленность данного документа, коммерческие предприятия вправе игнорировать составление сметы расходов на командировку. Чаще всего они ограничиваются указанием в приказе на служебную командировку ориентировочной суммы командировочных расходов. В тоже время составление сметы расходов на командировку работника может существенно облегчить расчет аванса на командировку работника. Составляется смета расходов на командировку работника в произвольной форме. Основанием для ее составления являются тарифы (расценки) на проезд, проживание, нормы суточных, и др. информация.

Многие предприятия на практике сталкиваются с необходимостью продления срока командировки работника по объективным причинам (без предварительного согласования такого продления), например, болезнь работника, отсутствие транспортных билетов, отметена авиарейсов, ремонт транспортного средства и др. В таком случае реальный срок командировки будет отличаться от срока, указанного в приказе на служебную командировку. Инструкция № 59 (п.10 р. II, п.4 р. III) предусматривает возможность продления срока командировки, как по Украине, так и за границу при задержке работника в командировке и при наличии подтверждающих документов. Решение о продлении срока командировки руководитель принимает по прибытии командированного работника к месту постоянной работы на основании его докладной записки (см. ниже).

Нормами НКУ не предусмотрено оформление предприятием командировочного удостоверения при направлении работника в командировку. Нет такого указания и в Инструкции № 59. Помимо этого действующая редакция Инструкции № 59 не содержит требования об определении фактического времени пребывания в командировке по отметкам в командировочном удостоверении, а также требования о не выплате суточных в случае отсутствия указанных отметок в командировочном удостоверении. Нет в ней и требования о представлении вместе с отчетом о командировке командировочного удостоверения и др. Да и сама форма командировочного удостоверения, которая была утверждена приказом ГНАУ от 28.07.97 г. № 260, утратила силу еще с 2011 года.

Учитывая все это, на сегодняшний день суммы суточных определяются согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам (пп.170.9.1 ст.170 НКУ). При этом, действующее законодательство не запрещает, по-прежнему, использовать бланк отмененного командировочного удостоверения, проставлять в нем отметки (удостоверенные печатью) о прибытии и выбытии (наличие такого удостоверения в ряде случаев может упростить обоснование связи командировки с хозяйственной деятельностью предприятия). Использование предприятием отмененной формы командировочного удостоверения в его хозяйственной деятельности желательно «закрепить» в специальном распорядительном документе (распоряжение, приказ и др.) или в Положении о командировках, которое предприятие разрабатывает самостоятельно во избежание вопросов со стороны контролирующих органов. В случае, если предприятие использует в своей хозяйственной деятельности командировочное удостоверение, не лишним будет обратить внимание на письмо Минфина Украины от 16.02.2007 г. № 31-18030-07-25/3102. В нем, в частности, указывается, что отметки в командировочном удостоверении о прибытии в пункт назначения и выбытии из него должны заверяться печатью того предприятия, в которое, согласно приказа руководителя, направлен работник в командировку. Если работник направлен в разные населенные пункты, то отметки о дне прибытия и дне выбытия проставляются в каждом из пунктов.

Кроме того, отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника целесообразно заверять той печатью предприятия, которая используется в его хозяйственной деятельности для удостоверения подписи соответствующего служебного лица, на которого приказом (распоряжением) руководителя предприятия возложены обязанности, осуществлять регистрацию лиц, выбывающих в командировку и прибывающих из нее.

Следует отметить, что ни отсутствие, ни наличие командировочного удостоверения не влияет на включение или не включение осуществленных командировочных расходов в налогооблагаемый доход командированного лица.

Учитывая выше изложенное, приведем пример заполнения командировочного удостоверения.

Служебные командировки работников в 2021 году: оформление и расчет

Согласно п.4 раздела I « Общие положения » Инструкции № 59 «предприятие, направляющее работника в командировку осуществляет регистрацию лица, выбывающего в командировку, в специальном журнале по форме согласно приложения к данной Инструкции». В приложении к Инструкции № 59 приведена форма Журнала регистрации командировок, образец заполнения которой приведен ниже. В журнале отражается информация о работнике, направленном в командировку (его ФИО, должность), месте командировки, приказе на командировку (дата и номер приказа), а также о дате выбытия в командировку и дате прибытия командированного работника к месту работы. Действующая форма журнала не содержит специальной графы для указания информации о командировочном удостоверении. В тоже время, если коммерческое предприятие в своей деятельности использует упомянутую форму командировочного удостоверения, то целесообразно дополнить форму журнала соответствующей графой для отражения информации об удостоверении.

Приведем образец заполнения Журнала регистрации командировок (предприятие в своей деятельности использует командировочное удостоверение).

Действующая редакция пп.170.9.1 ст.170 НКУ и нормы Инструкции № 59 не содержат каких-либо разъяснений в отношении перечня, форм и видов документов, устанавливающих или удостоверяющих желание установить гражданско-правовые отношения. Наиболее часто использующимся документом, удостоверяющим желание установить гражданско-правовые отношения, является протокол о намерениях.

Подтверждение связи командировки с хозяйственной деятельностью предприятия документами этой категории, как правило, не вызывает сложностей, поскольку для участия в конференциях, форумах, симпозиумах и др. мероприятиях предприятие заблаговременно, до начала проведения мероприятия, получает специальное приглашение, которое зачастую дополнительно является еще и пропуском на него. В дополнение к нему основанием могут также служить различного рода информационные материалы (программа мероприятия, повестка дня, буклеты и др.), получаемые работником во время мероприятия. При составлении работником, по требованию руководителя, отчета о командировке, такие материалы могут быть приложены к данному отчету, а их копии (полностью или частично) могут быть приложены к авансовому отчету.

По возвращении из командировки (как заграничной, так и по Украине) работник предприятия обязан предоставить в бухгалтерию предприятия отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку или в подотчет (пп.170.9.2 ст.170 НКУ и п.11 р.II и п.17 р.III Инструкции № 59). Такой отчет подается по форме, утвержденной Приказом № 845 (см. пример заполнения ниже). К нему также прилагаются оригиналы первичных документов³, подтверждающих понесенные в командировке расходы и документы, подтверждающие связь служебной командировки с хозяйственной деятельностью предприятия.

³ В случае командировки за границу, командирующая сторона согласно пп.170.9.1 ст. 170 НКУ, по запросу представителя контролирующего органа обеспечивает за свой счет перевод подтверждающих документов, изданных на иностранном языке.

Отчет должен предоставляться подотчетным лицом до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором лицо завершает:

командировку;
выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего денежные средства под отчет (пп.170.9.2 ст.170 НКУ).

При наличии излишне израсходованных денежных средств их сумма возвращается работником в кассу или зачисляется на банковский счет выдавшего их лица до или во время представления отчета.

Очень часто в командировке работники используют платежные карточки для оплаты расходов. В таком случае сроки предоставления отчета несколько отличаются от указанных выше и зависят от особенностей использования платежной карточки. Если, во время служебной командировки работник получал наличность с применением платежной карточки, то ему необходимо предоставить отчет и вернуть излишне израсходованные денежные средства до окончания третьего банковского дня после завершения командировки.

Если же командированный работник во время служебной командировки применил платежную карточку для проведения расчетов в безналичной форме, то срок представления им отчета не должен превышать десяти банковских дней. При этом при наличии уважительной причины работодатель (самозанятое лицо) может продлить указанный срок предоставления отчета до двадцати банковских дней.

Приказом № 845, которым утверждена форма отчета об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет (далее – авансовый отчет⁴), утвержден и порядок его заполнения – Порядок № 845. Но по своей сути указанный порядок в большей степени разъясняет налогообложение излишне израсходованных денежных средств, полученных плательщиком на командировку или в под отчет и не возвращенных в установленный срок, нежели заполнение формы отчета. Порядок заполнения формы авансового отчета вместился в один пункт – п.5 Порядка № 845. Тем не менее, приведенной в нем информации недостаточно для заполнения авансового отчета , поскольку разъясняет лишь:

кто составляет отчет;
какие графы не заполняют подотчетные лица ;
в какой графе ставит подпись руководитель предприятия (налоговый агент).

⁴ В расписке к форме отчета он назван именно авансовым.

Поэтому остановимся детально на порядке оформления авансового отчета. Итак, в соответствии с указанной нормой Порядка № 845 авансовый отчет составляют не только физические лица – плательщики налога, получившие денежные средства на предприятиях всех организационно-правовых форм, но и физические лица , получившие такие денежные средства у самозанятых лиц⁵.

⁵ Самозанятое лицо – налогоплательщик, являющийся физическим лицом – предпринимателем или осуществляющий независимую профессиональную деятельность при условии, что такое лицо не является работником в рамках такой предпринимательской или независимой профессиональной деятельности (пп.14.1.226 ст.14 НКУ).

К обязательным реквизитам, заполняемым подотчетным лицом на лицевой сторонеавансового отчета относятся:

название налогового агента, его код по ЕГРПОУ;
фамилия, имя, отчество подотчетного лица;
налоговый номер физического лица (или серия и номер паспорта, для физических лиц, в силу религиозных убеждений отказались от принятия регистрационного номера учетной каточки плательщика налога);
отдел, цех в котором он работает (если таковой имеется);
должность, профессия;
дата заполнения авансового отчета;
назначение полученного под отчет аванса (в рассматриваемой ситуации аванс выдан на командировку);
сумма полученного аванса, фактически израсходованная сумма;
количество первичных документов (в оригинале), прилагаемых к авансовому отчету.

Командировкой в соответствии с действующим трудовым законодательством является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Выполнение поручения работодателя в том же населенном пункте не является командировкой. На практике для этих ситуаций используется термин «местная командировка». Работник, направленный в другую организацию, сохраняет за собой место работы и среднюю заработную плату, однако никакие расходы, предусмотренные ст. 168 ТК РФ, ему не возмещаются.

Ст.168 ТК РФ

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Существуют определенные ограничения на направление в служебные командировки. Направлять в служебные командировки запрещается:

• беременных женщин (ст. 259 ТКРФ);

• работников в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТКРФ). Направление в служебные командировки:

• женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет,

• работников, имеющих детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет,

• работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями (ст. 259 ТКРФ). Эти же правила распространяются на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних (ст. 264 ТКРФ). Указанные категории работников должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку. В приказе о направлении в командировку для этих категорий работников должна присутствовать специальная строка и место для дополнительной росписи.

Дальше рассмотрим, как происходит процедура оформления командировки.

Оформление начинается с подготовки служебного задания (унифицированная форма № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»).

Образец заполнения формы № Т-10а

Нужна ли служебная записка на командировку, если в служебную поездку направляется руководитель? По сути, необходимости в такой служебке нет – достаточно приказа о командировке.

Служебная записка о продлении командировки: образец

Иногда может возникнуть необходимость в продлении командировки, тогда командированный работник или его непосредственный начальник могут составить соответствующую служебную записку на имя руководителя организации.

В данном материале мы не будем приводить образец такой записки – ее можно составить по аналогии с приведенным выше примером служебной записки на командировку. В служебной записке укажите причину, по которой требуется продление командировки, а также период ее продления.

На основе служебной записки о продлении командировки впоследствии нужно издать приказ о продлении, если руководитель организации посчитает продление командировки целесообразным.

Работнику, занимающемуся оформлением командировок в компании, следует обязательно знать о том, что далеко не каждого трудящегося можно направить в служебную поездку. Нормы с законодательными ограничениями при этом «разбросаны» по ТК.

Только при наличии одобрения мероприятия самим работником командируются:

мамы детей до трëх лет (ст. 259);
одинокие мамы и папы, у которых имеется ребëнок до пяти лет (ст. 259);
трудящиеся, у которых имеется ребëнок-инвалид (ст. 259);
трудящиеся, которые по медицинским показаниям ухаживают за больным родственником (ст. 259);
папы, без матери воспитывающие ребëнка (ст. 259);
опекуны и попечители детей (ст. 264).

Полностью отсутствует возможность отправить в служебную поездку (даже если работник очень этого хочет):

будущую маму (ст. 259);
не достигшего совершеннолетия сотрудника (ст. 268);
сотрудника-ученика, если служебное задание не связано с обучением (ст. 203).

Проанализировав кандидатуру работника на соответствие указанным признакам и обнаружив среди них один из тех, что требуют получения согласия на командирование, следует это согласие заблаговременно затребовать. Для этого составляется уведомление сотрудника о планах руководства направить его в служебный выезд и имеющихся у него правах. На уведомлении сотрудник собственноручно должен выразить своë согласие либо несогласие. Следует понимать, что несогласие работника в этом случае никаких взысканий (будь то моральных, материальных или дисциплинарных) повлечь не может.

Если в течение установленного первоначально срока командирования служебное задание по каким-либо причинам не выполнено или наниматель принял решение дать работнику дополнительное поручение в том же пункте, командировку можно продлить. При этом следует учитывать, что у тех категорий работников, которых без их согласия направить в командировку нельзя, перед продлением необходимо затребовать новое дополнительное согласие.

Так как срок командировки законом не ограничен, то согласие на еë продление у большинства работников (имеются в виду не относящиеся к льготным категориям) брать не нужно.

После получения согласия сотрудника (если таковое требуется) наниматель должен издать приказ о продлении поездки. В командировочном же удостоверении необходимо сделать соответствующие исправления, при необходимости — добавить в командировочный лист места для дополнительных отметок прибытия/убытия.

Как отмечалось выше, перед отправлением работника в служебную поездку по его заявлению наниматель должен выдать аванс. По возвращении же из поездки сотрудник представляет авансовый отчëт вместе с подтверждающими все расходы документами в бухгалтерию. В качестве таких документов могут выступать:

билеты (можно электронные) на проезд в соответствии с маршрутом командировки (в том числе и проезд между несколькими пунктами назначения), чеки на оплату постельных принадлежностей, счета за оформление проездной документации;
квитанции об оплате номеров в гостиницах, счета об оплате другого жилья по договорам найма;
чеки о проплате услуг за оформление выездных документов и пр.

На основании представленных документов бухгалтерия пересчитывает, доначисляет недоплаченное или удерживает излишне выплаченное. В целом же проплата командировки происходит вместе с начислением заработной платы за тот месяц, в котором имела место поездка.

Иногда у работодателя возникает необходимость направить в служебный выезд совместителя. Как правило, командировка такого сотрудника происходит по одной из работ. В этом случае гражданин должен решить вопрос об отсутствии в эти дни на другой работе путëм оформления отпуска (оплачиваемого или за свой счëт). Альтернативный вариант оформления такого случая для нанимателя — внесение в табель нового (заблаговременно утверждëнного) обозначения — командировка у другого нанимателя. В любом случае расходы по командированию несëт только та компания, что направила сотрудника в поездку.

Как отмечалось, служебная поездка работающего по гражданско-правовому договору командировкой не является. Однако, если договором предусмотрено возмещение заказчиком неких транспортных и иных расходов во время поездки, они вполне могут быть оплачены на условиях этого договора.

Документальное оформление командировок

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Местом постоянной работы можно считать подразделение, в котором работает сотрудник. Если работник обособленного подразделения (филиала), которое находится в другой местности, едет в головной офис (или наоборот), это тоже следует считать командировкой.

В командировку можно направить только работника, с которым заключен трудовой договор. Такой вывод следует из определения служебной командировки.

К сведению

На практике «в командировку» отправляют и сотрудников, работающих по гражданско-правому договору, и даже лиц, которые не состоят с компаниями в официальных отношениях (например, сотрудников «дружественной» организации или работающих неофициально). В таком случае документы на поездку не оформляются. Однако компенсировать «командируемому» его затраты и при этом учесть их в расходах компании все же можно. Для этого, во-первых, условие о компенсации должно быть обозначено в договоре с таким работником, а во-вторых, расходы должны быть документально подтверждены и непосредственно связаны с выполненными работами (оказанными услугами).

В соответствии с п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.11.2008 № 749) продолжительность пребывания в командировке определяет работодатель. При этом он должен учитывать объем, сложность и другие особенности служебного поручения.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки.

Ни минимальный, ни максимальный сроки служебной командировки не установлены. Поэтому она может продолжаться от одного дня до месяца и даже более.

Всех работников, которых компания отправляет в командировки, необходимо регистрировать в специальном журнале. Он утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы». Вернемся к условиям примера и заполним журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (журнал выбытия).