Как правильно делать опись документов для архива
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно делать опись документов для архива». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Это особый вид сопроводительной документации, составляемый в связи с передачей дела на хранение в архив.
Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность.
Оформление дел и передача их на архивное хранение
Если таких документов в организации достаточно много, то для них составляется опись дел ежегодно (конечно, если дело закрыто и передано в архив). Если таких дел мало (4–5 в год), то можно составить опись за несколько лет.
Евгения, благодарю Вас за полезную информацию. Вы мне очень помогли в работе. Вы все объясняете четко и ясно, а в руководящих документах зачастую тексты излагаются слишком витиевато. Но эти тексты становятся понятными после Ваших статей.
За свою карьеру я пропустил более 9000 бросков, проиграл почти 300 игр. 26 раз мне доверяли сделать финальный победный бросок, и я промахивался. Я терпел поражения снова, и снова, и снова. И именно поэтому я добился успеха.
Заполняет сотрудник кадровой службы, иногда секретарь руководителя. Основной принцип выбора ответственного за заполнение лица — грамотность, уровень квалификации.
Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив. Одной из функций архива является учет – систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета. Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел. Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить.
Чет я ничего не понял из Вашего коммента, передаются по описи, не может служить для передачи… документы с временными сроками до 10 лет (как правило) не предаются… можете написать понятнее?
К составлению описи обычно прибегают в ситуации, когда требуется передать не один документ (заявление, исковое, справку и т.п.), а некий комплект или набор документации.\n\n\n\n\n\n\n\nНаибольшее распространение опись получила при работе с традиционными, бумажными документами. Однако не исключено составление описи и при пересылке информации в электронном виде.
Приказ о работе сотрудников в период коронавируса — это документ, который устанавливает порядок труда работников компании во время пандемии. Таким распоряжением сопровождается как перевод штата на удаленную работу, так и его возвращение в офис. С документом знакомятся все работники компании под роспись.
Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу приведена в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 4).
Таким образом, данная опись будет дополнительно содержать реквизиты организации (ИП), передающей документы, а также номер и дату требования или иного документа от ИФНС, в связи с которым предоставляется документация, указанная в описи.
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.
Опись документов необходима для фиксации факта их передачи адресату, которым может быть как орган власти (ИФНС, суд и т.п.), так и контрагент по договору. К составлению описи обычно прибегают в ситуации, когда требуется передать не один документ (заявление, исковое, справку и т.п.), а некий комплект или набор документации.
Заявление на перевод ребенка в другой сад — это документ, которым родитель или опекун инициирует смену дошкольного учреждения для сына или дочери. Подается такая бумага в муниципальный орган власти по вопросам образования, который должен выдать направление в ДОУ.
Термины и определения, используемые в Методических рекомендациях, соответствуют ГОСТ Р 7.0.8 -2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором.
Термины и определения, используемые в Методических рекомендациях, соответствуют ГОСТ Р 7.0.8 -2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором.
Бухгалтерские и кадровые документы – бумаги, которые нужно фиксировать в описи в обязательном порядке. Описывать также нужно бумаги, не используемые на протяжении 12 месяцев. После включения их в опись требуется отправить документы в архив. Срок хранения зависит от формы бумаги. Опись – процедура, обязательная как для государственных, так и частных учреждений.
Регистрационно-контрольные карточки (РКК) – это форма регистрации документов (вместо регистрационных журналов). Имеется в виду, что документы на хранение передаются вместе с регистрационными формами – журналами или РКК.
Опись документации осуществляется на основании этих инструкций:
- Рекомендации по делопроизводству, утвержденные Росархивом 23 декабря 2009 года.
- Инструкция по делопроизводству, утвержденная Приказом Минкультуры.
- Инструкция ЦБ.
Особую роль бланк описи документов имеет при направление бумаг в государственные органы. В этом случае, составление описи является обязательным моментом.
Перечень передаваемых дел составляется во всех случаях, когда они перемещаются внутри компании или выходят за ее пределы. Он подтверждает факт их передачи, фиксирует количество и наименования, помогает отслеживать ход документооборота и не теряя времени найти определенную бумагу.
Включите в бланк следующие сведения:
- Наименования передающей компании и адресата: Ф.И.О. представителя госоргана или физического лица, название организации.
- Дата составления.
- Собственно список в форме таблицы, с указанием:
- номера;
- полного наименования акта;
- количества его экземпляров;
- количества листов. Здесь отмечается общее количество листов для каждого передаваемого акта. Если бумага объемом 2 листа отправляется в трех экземплярах, в таблицу вносят значение «6 листов».
- Указание суммарного количества переданных листов нормативных актов.
Наконец, выделяется особый вид перечней — сдаточные, оформляемые для передачи дела в архив, пример которых будет рассмотрен отдельно.
При этом на первом делается пометка «лист 1», на втором — «лист 2» и т.д. Соответственно, итог по количеству листов и сумме оценки подводится только на последнем из листов описи.
Методические рекомендации предназначены для применения органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями — источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации (далее — организации).
Несмотря на универсальность требований, закрепленных нормами Правил, их практическая реализация в архивах конкретных организаций может существенно различаться.
Когда подразделения обязаны передавать документы в архив своей организации? Где это установлено и каковы санкции за нарушения? Что делать, если некоторые подразделения не хотят расставаться со своими документами и передавать их в архив? Как их переубедить? Как легализовать такую практику? Эти интересные вопросы нам задал подписчик, ответы на них вылились в целую статью.
Особенностью является то, что перечень включают в дело с начала его формирования и заполняют по факту поступления новых бумаг. Их вкладывают, изымают, заменяют оригиналы на копии. Действия, которые выполняют с содержимым дела, фиксируют в отдельной графе «Примечание».
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
По этой причине все работы в рамках процесса комплектования рекомендуется проводить под непосредственным методическим руководством архива.
Для каких организаций обязательны новые архивные Правила 2015 года? И у кого есть документы Архивного фонда РФ? С какого момента «просто» документы становятся архивными? От ответа на эти вопросы зависит перечень предписаний, которые ваша организация должна выполнять. См. статью « Для каких организаций обязательны новые архивные правила?
Составляют опись в двух экземплярах: один экземпляр для отправителя, второй должен оставаться у адресата для учета переданных и полученных бумаг.
Для оформления описи, сопровождающей почтовое письмо/посылку, используется форма 107. В документе фиксируется эта информация:
- ФИО получателя или наименование фирмы.
- Стоимость.
- Число отправленных ценностей.
Опись документов для передачи в налоговую
Какие организации обязаны создавать свой внутренний архив? Какие документы и когда туда стоит передавать из остальных подразделений? Как подготовить дело для долговременного хранения: оформить обложку, вынуть лишнее, пронумеровать листы, создать лист-заверитель и внутреннюю опись содержимого дела, скрепить его листы физически (какие при этом есть варианты и от чего они зависят)?
Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.
При необходимости ставится отметка, отправлены оригиналы или копии. Все строки, оставшиеся пустыми, перечеркиваются. Передаточный список готовится в двух экземплярах: один отдают адресату, а второй остается у компании-отправителя.
Как составлять опись передаваемых документов в 2020 году
Передать документы и сведения при камеральной и выездной проверке можно:
- на бумаге — лично или по почте заказным письмом;
- электронные — по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика (для пояснений по НДС — единственный способ).
Опись – универсальный документ, который нужен при самых разных обстоятельствах. Предполагает внешнее или внутреннее использование. Может как отправляться в госорганы, так и применяться исключительно внутри компании. Рассмотрим особенности разных видов бумаг.
Существуют несколько возможных классификаций прилагаемых к отправке перечней. Для каждого вида организациям рекомендуется разрабатывать собственный шаблон.