Плюсы и минусы электронного документооборота в таможенных органах
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Плюсы и минусы электронного документооборота в таможенных органах». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Для таможни внедрение электронного документооборота позволило оптимизировать людские ресурсы, решить проблемы с недостоверным декларированием и коррупцией, а также ускорить поступление в бюджет таможенных платежей.
Обмен документами между организациями и предпринимателями постепенно переходит с бумажного на электронный и у нас. Поначалу использование электронной первички кажется сложным и непонятным.
Сокращение расходов: противоположные результаты
Согласно отчетам Всемирного банка Российская Федерация по показателю «Международная торговля — Trading Across Border» в 2009, 2010 и 2012 гг. заняла 162-ю позицию в рейтинге, а в 2011 — 161-ю (Отчеты Всемирного банка «Doing Business 2010», «Doing Business 2011», «Doing Business 2012», «Doing Business 2013»).
В настоящее время в России действуют два координатора эмиссии микропроцессорных банковских карт: ООО «Таможенная карта» — Таможенная карта и ООО «Мультисервисная платежная система» — Раунд (PayHD) (Приказ ФТС России от 6 ноября 2012 г. N 2222 «О координаторе эмиссии таможенных карт»).
ЭП в электронном виде (его загрузят на вашу USB-флешку или выдадут специальную флешку — токен) либо на бумажном носителе.
Электронный документооборот (ЭДО) давно завоевал признание во многих странах как эффективный инструмент оперативного ведения бизнеса. Обмен документами между организациями и предпринимателями постепенно переходит с бумажного на электронный и у нас. Поначалу использование электронной первички кажется сложным и непонятным.
Электронный документооборот с контролирующими органами является прогрессивной и перспективной возможностью передачи данных, закрепленной законодательно. Удобно ли обмениваться электронными документами с контролирующими органами?
Поставщик формирует документы в редакторе «Диадока» или загружает их с ПК. При необходимости документы отправляются на согласование внутри компании.
С ЭДО стопки бумаг, заполненные папками шкафы, архивы-лабиринты останутся в прошлом. Все отправленные и полученные письма, акты, соглашения, договоры сохранятся в электронном архиве, доступном постоянно, с любого устройства. Поиск займет пару секунд: нужно лишь выбрать нужные параметры, а единая база исключит дублирование документов.
При этом можно оперативно исправлять ошибки, если таковые будут обнаружены проверяющим инспектором в предоставленных документах.
Усиленная квалифицированная – выдается удостоверяющими центрами, имеющими специальную аккредитацию в части средств криптозащиты, сертифицированных ФСБ, для визирования счетов-фактур и отчетности в контролирующие органы и фонды.
Если в организации используется система ЭДО (электронного документооборота), это означает, что обмен электронными документами и любые другие операции с ними – создание, обработка, пересылка, хранение – осуществляются без применения бумажных носителей, исключительно в цифровой форме.
Недостаточное снижение объёма печати
Еще недавно это казалось сложной технологией, на внедрение которой нужно затратить много ресурсов. Но практика показывает: ЭДО проще, удобнее и дешевле, чем бумажное делопроизводство.
Не менее важна экономия времени. Если компании, которые обмениваются документами, пользуются услугами одного оператора ЭДО, процесс передачи документа займет всего несколько минут. Причем неважно, куда отправляется документация, – в соседний офис или в другой город.
В некоторых случаях потребуется таможенный досмотр товаров. О принятом решении таможня уведомляет декларанта, который обязан подтвердить получение сообщения. По результатам досмотра составляется акт.
Если ваша компания уже перешла на ЭДО — электронный документооборот, из этой статьи вы ничего нового не узнаете. Она будет полезна, если вы только планируете перейти с бумажных документов на электронные. Разбираемся, как ЭДО помогает бизнесу упростить работу с документами и сделать процессы быстрее.
В некоторых случаях потребуется таможенный досмотр товаров. О принятом решении таможня уведомляет декларанта, который обязан подтвердить получение сообщения. По результатам досмотра составляется акт.
Обмен документами — процесс обоюдный. Но немалая часть бизнеса уже перешла на электронный документооборот. Проверить, работают ли ваши контрагенты с электронным форматом, можно с помощью специального сервиса Диадока.
Электронное декларирование и предварительное информирование осуществляется с использованием электронного портала ФТС России.
В 2012 г. ФТС России внедрена автоматизированная система формирования, ведения и использования базы данных разрешительных документов, выданных федеральными органами исполнительной власти, которые необходимо представить в процессе декларирования товаров. В этих целях ФТС России была подготовлена 31 технологическая карта межведомственного взаимодействия.
Система ЭДО не даст потерять документ и позволит отследить статус каждого файла, отправленного контрагенту. Данные передаются по защищенным каналам связи — третьи лица не получат к ним доступ.
Она эмитируется кредитными организациями (банками-эмитентами) и является инструментом доступа к счету плательщика таможенных платежей в банке-эмитенте. Уплата таможенных платежей с данной карты производится в валюте Российской Федерации.
Так, удалось не только повысить скорость выполнения операций, но также минимизировать возможности ошибок при оформлении документации. Кроме того, удалось обеспечить более качественную защиту документации, а также нанести серьезный удар по коррупционной составляющей.
Благодаря всем этим преимуществам электронное таможенное декларирование скоро станет не просто основным, а единственным безопасным и быстрым способом подачи необходимых документов. Если вы еще не разобрались в его особенностях и нюансах, вам всегда готовы прийти на помощь специалисты компании «РоссТрансЭкспедиция».
Для обмена первичными документами подойдет любая электронная подпись. А вот счета-фактуры можно подписывать только квалифицированной подписью, даже если есть соглашение об обмене электронными документами.
Перечисленные недостатки во многом обусловлены частичным отсутствием необходимых правовых норм и пока слабой степенью проникновения ЭДО в бизнес-среду.
Электронный документооборот удобен как для индивидуальных предпринимателей, так и для крупных корпораций, так как значительно упрощает и ускоряет обмен документами и расчеты с контрагентами. Обмениваться можно любыми первичными бухгалтерскими документами: различными договорами, счетами, счетами-фактурами, а также актами выполненных работ и т.д.
Электронный документооборот может быть внутренним, то есть в пределах одной компании, внешним – в этом случае документы передаются между организациями, а также ЭДО с госучреждениями.
Во-вторых, потому что бухгалтерия знает, что при налоговой проверке для подтверждения транзакций ФНС запрашивает документы в бумажном виде: оригиналы, первичную документацию. Поэтому бухгалтеры распечатают и подошьют в соответствующую папку закрывающие документы о каждой транзакции. Объём печати одного отдела просто переходит другому отделу.
Если ЭДО отсутствует у контрагентов, необходимо будет обеспечивать существование и электронной, и бумажной системы документооборота.
Требования к структуре и формату декларации на товары, а также к декларации таможенной стоимости установлены в решениях Коллегии ЕАК от 16 января 2018 г. № 2 и № 4. Их применение рекомендовано обеспечить государствам — членам ЕАЭС — с 1 февраля 2019 г.
Его не нужно распечатывать, так как электронные документы равносильны бумажным с собственноручной подписью. Перевести в электронный вид можно любой документ — например, счет-фактуру, акт или договор.
Например, руководитель подписывает договор при помощи ЭЦП и загружает в ЭДО. Но данные для составления договора он получил в бумажном виде: от контрагентов или от сотрудников, у которых нет ЭЦП. Та же история с отчётами в бухгалтерии.
При этом привычная схема работы в компании не меняется. Сотрудники, которые раньше работали с документами на бумаге, работают с электронными документами.\n\n\n\n2. Обмен электронными счетами-фактурами. Согласно Налоговому кодексу, электронные счета-фактуры нужно передавать только через систему электронного документооборота, организованную компанией-оператором.\n\n\n\n\n\n\n\n3.
Компании, которые внедрили ЭДО и ЭЦП несколько лет назад, уже успели собрать статистику по влиянию новых технологий на объёмы печати. Результаты оказались смешанными.
ТК ЕАЭС допускает подачу декларации в бумажном и электронном виде. Оба варианта имеют равную юридическую силу.
Зарегистрированным пользователям доступна история комментариев и получение уведомления об ответах на них.
Thanks to the introduction of electronic document management in the customs authorities, it is possible to suppress and reduce the level of corruption. The material describes how government agencies are trying to completely eradicate corruption.
Что значит ЭДО и зачем он нужен?
Ситуация для бизнеса в России и до карантина не была идеальной. Но весной 2020 года внешние обстоятельства перечеркнули заранее составленные планы и заставили компании резко адаптироваться к новым реалиям. Переход сотрудников на удалённый режим работы поставил вопросы, которые раньше не нужно было решать. Например, как организовать печать и передачу документов? Важно учитывать, что простая подпись наименее защищена и ее могут подделать — например, если мошенники взломают эл. почту.